FAQ

Eine vollständige Übersicht aller unterstützten Datenfelder finden Sie direkt in unserer Dokumentation.

Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und sorgt dafür, dass jede Rechnung eindeutig einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann. Doppelte Rechnungsnummern können zu Problemen bei der Buchhaltung, der automatischen Verarbeitung und bei Steuerprüfungen führen. E-Rechnungen mit eindeutigen Rechnungsnummern erstellen

Die Käuferreferenz ist eine vom Rechnungsempfänger vorgegebene Referenz, die der internen Zuordnung einer Rechnung dient, z. B. eine Projekt-, Vertrags- oder Kostenstellennummer. Die Käuferreferenz ist kein Pflichtfeld. Bei Behördenrechnungen wird das Feld für die Leitweg-ID verwendet. In diesem Fall ist die Angabe verpflichtend. Käuferreferenzen in E-Rechnungen richtig verwenden

In das Feld Bestellnummer tragen Sie die Referenz ein, die Ihnen Ihr Kunde für eine Bestellung vorgegeben hat. Sie dient dazu, die E-Rechnung eindeutig zuzuordnen. Die Bestellnummer ist nach dem E-Rechnungsstandard nicht verpflichtend. Viele Unternehmen verlangen sie jedoch für die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Bestellnummer in E-Rechnungen richtig verwenden

Die Leitweg-ID ist eine digitale Postadresse für Behörden und öffentliche Auftraggeber. Sie sorgt dafür, dass eine E-Rechnung automatisch an die richtige Behörde, Dienststelle oder Abteilung weitergeleitet wird. Bei Rechnungen an Behörden ist die Angabe der Leitweg-ID verpflichtend. Leitweg-ID in XRechnungen korrekt hinterlegen

Abschlagszahlungen dürfen nicht direkt vom Nettobetrag abgezogen werden. Der Rechnungsempfänger muss gegenüber dem Finanzamt nachweisen können, dass die Umsatzsteuer auf bereits geleistete Voraus- und Abschlagszahlungen ordnungsgemäß abgeführt wurde. Abschlagszahlungen in der E-Rechnung richtig dokumentieren

Enthält die Rechnung einen zu zahlenden Betrag, muss laut EN 16931 zwingend entweder ein Fälligkeitsdatum oder die Zahlungsbedingungen angegeben werden. Unser System liest diese Daten automatisch aus Ihrer PDF aus. Fehlen die Angaben, setzt das Rechnungshub-Portal automatisch das Rechnungsdatum als Fälligkeitsdatum, damit die Rechnung rechtlich gültig ist. Zahlungsbedingungen in einer E-Rechnung erfassen

Der BIC ist innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums keine Pflicht mehr – deshalb wird er auch in der E-Rechnung in der Regel nicht zwingend benötigt. Für Zahlungen außerhalb des EWR sowie in einigen ERP-Systemen oder bei Behörden kann der BIC jedoch weiterhin erforderlich sein. BIC in der E-Rechnung automatisch hinterlegen