Warum Rechnungshub ein Prüfprotokoll nutzt – und wie Sie davon profitieren

Wer Rechnungen digital verarbeitet, muss die gesetzlichen Vorgaben der GoBD erfüllen. Deshalb führt Rechnungshub Prüfprotokolle. In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau die GoBD verlangen - und wie unser Prüfprotokoll dabei hilft, rechtssicher zu arbeiten.

Was ist GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie Unternehmen digitale Daten – darunter auch Rechnungen – ordnungsgemäß verwalten müssen.

Wenn Sie eine Rechnung in unser System hochladen, prüfen oder anpassen, entstehen mehrere Bearbeitungsschritte. Die GoBD verlangen, dass jeder dieser Schritte dokumentiert wird – und zwar so, dass diese Dokumentation nicht nachträglich verändert werden kann. Es muss klar erkennbar sein:

• Wer hat etwas geändert?

• Was wurde geändert?

• Wann wurde es geändert?

Viele Systeme bieten eine sogenannte Änderungshistorie. Diese zeigt meist nur an, wann eine Datei bearbeitet wurde – mehr aber nicht. Für eine GoBD-konforme Dokumentation reicht das nicht aus. Deshalb gibt es Prüfprotokolle.

Was wird im Prüfprotokoll festgehalten?

Prüfprotokolle sind digitale Aufzeichnungen, die jede Aktion und Änderung an Ihren Rechnungen lückenlos dokumentieren. Für jede Rechnung können Sie nachvollziehen:

• In welchem Format die Rechnung hochgeladen wurde

• Welche Inhalte unsere KI beim Hochladen erkannt und verarbeitet hat

• Wann Sie die Rechnung validiert haben

• Welche Angaben Sie im Portal manuell angepasst haben

• Wann die Rechnung gelöscht oder archiviert wurde

  
  

Jeder Eintrag enthält Datum, Uhrzeit und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. So ist jede Änderung oder Handlung nachvollziehbar – und bei Bedarf belegbar.

In Rechnungshub werden alle Änderungen an einer Rechnung in einer chronologischen Liste aufgeführt – inklusive Zeitstempel und Bearbeiter.

Wann kommt das Prüfprotokoll zum Einsatz?

Im Tagesgeschäft fällt das Prüfprotokoll kaum auf. Im Ernstfall aber ist es Gold wert.

• Haben Sie versehentlich eine Rechnung gelöscht, können Sie den Vorgang im Prüfprotokoll nachvollziehen.

• Kommen Monate nach Rechnungsstellung Rückfragen von Kunden, zeigt das Protokoll, was genau mit der Rechnung passiert ist. Sie können die Originaldatei abrufen und sehen alle Änderungen.

• Erhält Ihre Steuerberaterin Rückfragen, können Sie schnell und unkompliziert alle relevanten Informationen bereitstellen.

Fazit

Das Prüfprotokoll ist kein Tool, das Sie täglich aktiv bedienen müssen, aber es ist eine wichtige Absicherung für Sie und Ihr Unternehmen. Es sorgt dafür, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen der GoBD erfüllen und hilft Ihnen, bei Prüfungen durch Finanzamt oder Steuerberater souverän und transparent aufzutreten.

Mit Rechnungshub haben Sie diese Funktion automatisch und ohne Mehraufwand integriert – so bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.