Kann ich PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?
- Mina Smolej
- 9. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Ja – das geht! Mit dem Online-Portal Rechnungshub können Sie Ihre herkömmlichen PDF-Rechnungen automatisch in rechtskonforme E-Rechnungen umwandeln. Dank künstlicher Intelligenz (KI) werden Ihre Dokumente analysiert, geprüft und nach den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung (EN16931) als ZUGFeRD oder als XRechnung (XML) erstellt.
So können Sie Ihre PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln, ohne Ihren gewohnten Ablauf zu verändern: Sie laden die PDF hoch, korrigieren ggf. fehlende oder falsche Angaben, laden die fertige E-Rechnung herunter und versenden sie wie gewohnt.
Wie kann ich eine PDF-Rechnung in Rechnungshub hochladen?
Laden Sie Ihre bereits erstellte PDF-Rechnung direkt im Rechnungshub-Portal hoch – egal, ob sie aus Ihrem ERP-System exportiert wurde, als gescanntes Dokument vorliegt oder aus einer Anwendung wie Microsoft Excel erzeugt und als PDF gespeichert wurde.
Das System erkennt automatisch, ob es sich um eine Bilddatei oder eine digitale Textdatei handelt und wendet die passende Verarbeitungsmethode an.
Wie wandelt die KI eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung um?
Die KI liest Ihre PDF-Rechnung automatisch aus und erkennt alle relevanten Informationen – von Lieferantendaten über Beträge bis zu einzelnen Positionen.
Beim Umwandeln einer PDF-Rechnung in eine E-Rechnung arbeitet die KI in mehreren Schritten:
Text erkennen: Erfasst Texte, Zahlen und Layout-Strukturen.
Rechnung auslesen: Extrahiert Beträge, Positionen und Stammdaten.
Logik prüfen: Überprüft Summen, Preise, Rabatte und Steuersätze.
Variationen verstehen: Erkennt unterschiedliche Layouts und Formate.
Mehr dazu im Blogbeitrag: Wie liest die KI PDF-Rechnungen aus?
Wie wird die E-Rechnungs-Konformität geprüft?
Bevor eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umgewandelt wird, prüft Rechnungshub automatisch, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt und technisch richtig formatiert sind.
Der Validierungsprozess läuft in drei Stufen ab:
Direktprüfung im Formular: Schon während der Eingabe werden Felder, Formate, Summen und Steuersätze überprüft. Fehler werden sofort im Portal angezeigt.
Serverprüfung: Nach dem Speichern überprüft der Server die Daten erneut und erstellt die E-Rechnung (XML oder ZUGFeRD) nach EN16931.
Externe Standardprüfung: Eine Validierungs-API prüft abschließend, ob die E-Rechnung den UN/CEFACT- und ZUGFeRD-Regeln entspricht.
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist ein Feld technisch fehlerhaft, meldet das Portal den Fehler, sodass Sie ihn direkt korrigieren können. Sobald alle Korrekturen vorgenommen wurden, prüft die KI die Rechnung erneut und erstellt erst dann die rechtskonforme E-Rechnung.
Wie kann ich die fertige E-Rechnung erstellen und versenden?
Nach erfolgreicher Validierung steht Ihre E-Rechnung zum Download bereit – als ZUGFeRD-PDF oder XML/XRechnung.
Herunterladen: Klicken Sie auf „Download“. Die Datei wird anschließend in Ihrem Standard-Download-Ordner gespeichert.
Versenden: Sie verschicken die E-Rechnung genauso, wie Sie bisher Ihre PDF-Rechnungen versendet haben:
Über Ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Gmail, Thunderbird)
Über Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem, falls der Versand darüber erfolgt
Oder indem Sie die Datei direkt in ein Portal Ihres Kunden hochladen, wenn der Kunde dies verlangt
Kurz gesagt: Rechnungshub erstellt die fertige, rechtskonforme E-Rechnung. Den Versand erledigen Sie über Ihren gewohnten Kanal oder direkt in das Kundenportal.
Mehr dazu im Blogbeitrag: Wie versende ich in Rechnungshub eine E-Rechnung?
Welche Vorteile bietet die automatische Umwandlung mit Rechnungshub?
Unveränderter Ablauf: Nur ein Zwischenschritt wird eingefügt; der gesamte Prozess für Sie bleibt gewohnt.
Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe mehr – die KI liest Ihre PDF automatisch aus.
Fehlerreduktion: Summen, Steuern, Rabatte und Pflichtfelder werden automatisch geprüft, sodass Fehler vor dem Versand ausgeschlossen werden.
Rechtskonformität: Jede E-Rechnung entspricht dem EN16931-Standard, ohne dass Sie sich um gesetzliche Vorgaben kümmern müssen.
Flexibilität: Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (XML) werden unterstützt, der Versand erfolgt über Ihren gewohnten Kanal.
Transparenz: Jeder Schritt – vom Upload über KI-Auslesen bis zur Validierung – ist im Portal nachvollziehbar, und Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich jede PDF-Rechnung umwandeln?
Nicht immer. Gründe, warum eine PDF-Rechnung nicht hochgeladen werden kann, sind: Datei größer als 4,5 MB, mehr als 100 Seiten, fehlende Rechnungsnummer, falsches Dateiformat oder PDF enthält Text- und Bildelemente gemischt.
Wie sicher ist die Datenverarbeitung?
Alle Rechnungen werden GoBD-konform gespeichert, TLS-verschlüsselt übertragen und in Deutschland (AWS Frankfurt) gesichert. Zugriff haben nur autorisierte Personen, und alle Systeme sind DSGVO-konform zertifiziert.
Was ist der Unterschied zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist ein visuelles Dokument für Menschen. Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar (ZUGFeRD oder XML/XRechnung) und kann automatisch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden.
Warum muss ich E-Rechnungen stellen?
E-Rechnungen werden in Deutschland schrittweise eingeführt. Sie enthalten strukturierte Daten, die automatisch verarbeitet werden können, wodurch Zeit und Fehler reduziert werden. Mit Rechnungshub können Sie weiterhin Ihre gewohnten PDF-Rechnungen nutzen und sie automatisch gesetzeskonform umwandeln. So erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben, ohne Ihre Abläufe ändern zu müssen.
Was ist eine ZUGFeRD-Datei und wie erkenne ich sie?
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für E-Rechnungen, das XML-Daten in einer PDF-Datei kombiniert. Sie erkennen ZUGFeRD-Dateien daran, dass sie sowohl maschinenlesbare Daten als auch die visuelle PDF enthalten. Die Dateiendung ist .pdf, oft gekennzeichnet durch den Zusatz „ZUGFeRD“ im Dateinamen oder Metadaten, wodurch sie sich von herkömmlichen PDFs unterscheiden.
