Warum dürfen Abschlagszahlungen nicht vom Nettobetrag abgezogen werden?
- Mina Smolej
- 27. Juni
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 2 Tagen
In der Praxis erleben wir es immer wieder: Kunden ziehen bereits geleistete Abschlagszahlungen vom Nettobetrag und nicht vom Bruttobetrag der Schlussrechnung ab. Das ist jedoch nicht erlaubt, wenn sie eine E-Rechnung nach dem XRechnung- oder ZUGFeRD-Standard erstellen möchten.
In diesem Beitrag erklären wir, warum das problematisch ist, was technisch und rechtlich korrekt wäre und zeigen anhand eines einfachen Beispiels, wie es richtig gemacht wird.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Problem?
Nehmen wir ein Bauunternehmen, das eine Schlussrechnung über 10.000 € netto stellt. Der Geschäftsführer hat zuvor zwei Abschlagszahlungen über insgesamt 6.000 € netto erhalten. Diese zieht er nun direkt vom Nettobetrag ab – so sieht seine Rechnung aus:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
abzgl. Abschlagszahlungen | 6.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 760 € |
Bruttobetrag | 4.760 € |
Das Problem dabei: Diese Rechnung verstößt gegen die technischen Vorgaben der E-Rechnung.
Warum ist das technisch nicht erlaubt?
E-Rechnungen (nach XRechnung, ZUGFeRD oder EN 16931) haben sehr präzise definierte Datenstrukturen. Die Felder für Abschläge (z. B. AllowanceCharge/Amount) erwarten Nettowerte.
Die Abzüge dürfen ausschließlich vom Nettobetrag erfolgen. Ein Abzug vom Bruttobetrag würde die automatische Steuerberechnung stören und zu einer fehlerhaften Umsatzsteuer-Ausweisung führen – und das wiederum zu einem Validierungsfehler.
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) sagt dazu: „Beträge von AllowanceCharge sind immer netto anzugeben. Ein Abzug vom Bruttobetrag ist nicht vorgesehen und führt zu Fehlermeldungen bei der Validierung.“
Kurz gesagt: Selbst wenn der Inhalt der Rechnung steuerlich korrekt erscheint, ist die XML-Struktur dann nicht mehr maschinenlesbar und nicht mehr normkonform.
Wie geht es richtig?
Der gleiche Fall – diesmal korrekt dargestellt:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 1.900 € |
Bruttobetrag | 11.900 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 10.05.2024, Rechnung Nr. 2024-185, bereits bezahlt | -2.380 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 15.02.2023, Rechnung Nr. 2023-098, bereits bezahlt | -4.760€ |
Zu zahlender Restbetrag | 4.760 € |
So muss eine korrekte Schlussrechnung aussehen: Die Umsatzsteuer wird immer auf den gesamten Nettobetrag berechnet. Bereits gezahlte Abschläge werden vom Bruttobetrag abgezogen.
Wichtig: Abschlagszahlungen müssen mit Datum, Rechnungsnummer und Betrag genau aufgelistet werden.
Unser Fazit
Abschlagszahlungen sind ein normaler Teil vieler Projekte – besonders im Bau- oder Dienstleistungssektor. Doch in der E-Rechnung dürfen sie nur netto abgezogen werden.
Wenn Rechnungshub einen Fehler meldet, dann nicht, weil das Portal „kleinlich“ ist oder Sie gängeln will. Es macht einfach seinen Job: eine rechtskonforme E-Rechnung zu erstellen, die auch vom Rechnungsempfänger akzeptiert und bezahlt wird.
Damit Sie es leichter haben, haben wir eine Musterrechnung mit zwei Abschlagszahlungen erstellt. Diese Musterrechnung besteht die Validierung im Rechnungshub problemlos und kann sofort als E-Rechnung angelegt werden. Daran können Sie sich orientieren:
