Was muss ich bei meinen Stammdaten beachten?
Wenn Sie sich bei Rechnungshub anmelden, werden die Stammdaten aus Ihrer PDF-Rechnung automatisch ausgelesen. Sie können die Angaben anschließend prüfen und bestätigen. Bestätigte Stammdaten werden unter Einstellungen > Kontoprofil gespeichert und können für Ihre nächsten Rechnungen verwendet werden.
In diesem Beitrag erklären wir, was Stammdaten sind, welche Angaben für eine E-Rechnung wichtig sind und warum es sinnvoll sein kann, die Stammdaten in Rechnungshub zu hinterlegen.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Stammdaten?
Stammdaten sind die wichtigsten Angaben zu Ihrem Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel Ihr Unternehmensname, Ihre Adresse, Ihre Kontaktdaten und steuerliche Angaben.
In einer E-Rechnung dienen diese Angaben dazu, Ihr Unternehmen eindeutig zu kennzeichnen und die Rechnung richtig zuzuordnen. Sie bilden damit eine wichtige Grundlage für die automatische Verarbeitung einer E-Rechnung.
Warum sollte ich meine Stammdaten ausfüllen?
Ihre Stammdaten können Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Rechnungshub Zeit sparen.
Ihre Stammdaten werden automatisch übernommen
Wenn Sie Ihre Stammdaten einmal hinterlegt haben, übernimmt Rechnungshub diese automatisch in Ihre E-Rechnungen. Sie müssen die Angaben nicht bei jeder Rechnung erneut eingeben oder prüfen.
Weniger Fehlermeldungen
Viele Angaben in den Stammdaten gehören zu den Pflichtangaben einer E-Rechnung. Sind sie bereits hinterlegt, fehlen diese Angaben bei der Erstellung einer neuen E-Rechnung nicht.
Einfacher Abo-Abschluss
Wenn Sie ein Abo bei Rechnungshub bestellen, können Sie Ihre hinterlegten Rechnungsdaten direkt in den Bestellprozess übernehmen. Sie müssen Ihre Daten dann nicht noch einmal eingeben.
Welche Stammdaten sind für eine E-Rechnung verpflichtend?
Für eine E-Rechnung werden unter anderem folgende Angaben benötigt:
Bereich | Angaben |
Unternehmen | Name, Adresse |
Kontakt | Name, E-Mail-Adresse |
Rechtliche Angaben | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
Kontoverbindung | Kontoinhaber, IBAN |
Welche Angaben tatsächlich erforderlich sind, kann je nach Rechnung und Anwendungsfall unterschiedlich sein. Rechnungshub prüft die E-Rechnung vor der Erstellung auf die erforderlichen Angaben.
Muss ich alle Stammdaten ausfüllen?
Nein. Die Stammdaten unter Einstellungen > Kontoprofil sind keine Pflichtfelder. Sie können einzelne Angaben oder auch den gesamten Bereich leer lassen.
Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie unterschiedliche Kontoverbindungen verwenden. Lassen Sie die Kontoverbindung in Ihren Stammdaten leer, liest die KI die entsprechende Bankverbindung aus jeder PDF-Rechnung einzeln aus.
Auch für Buchhaltungsbüros kann es sinnvoll sein, die Stammdaten nicht vollständig zu hinterlegen. Wenn Sie Rechnungen für verschiedene Mandanten erstellen, werden die jeweiligen Verkäuferdaten aus der PDF-Rechnung ausgelesen.
