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PDF-Rechnungen in E-Rechnungen konvertieren

Ein praktischer Leitfaden für Kleinunternehmen und Selbständige

PDF-Rechnungen weiter nutzen – ohne komplizierte Umstellung

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen und wird ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend. Viele Unternehmen möchten ihre etablierten Abläufe beibehalten und weiterhin mit PDF-Rechnungen arbeiten.

 

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Konvertierung von PDF-Rechnungen in E-Rechnungen wissen müssen.

Wie konvertiere ich PDF-Rechnungen in E-Rechnungen?

Für die Umwandlung von PDF-Rechnungen werden sogenannte PDF-Konverter eingesetzt. Diese Lösungen stehen meist als Online-Portale zur Verfügung und können ohne Installation sofort genutzt werden. Die Konverter verwenden KI-gestützte Verfahren, um Rechnungsdaten automatisch aus der PDF-Datei zu extrahieren und in ein strukturiertes E-Rechnungsformat zu übertragen.

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Solche Tools eignen sich vor allem für Unternehmen mit einem eher geringen E-Rechnungsvolumen, in der Regel bis zu etwa 100 Rechnungen pro Monat. Sie bieten einen schnellen und einfachen Einstieg, ohne dass komplexe IT-Projekte notwendig sind.

Wie funktionieren
PDF-Konverter? 

Die Umwandlung einer PDF-Rechnung erfolgt in der Regel in sechs Schritten. Wir erklären die Abläufe am Beispiel des Rechnungshub-Portals. Bei anderen Anbietern können die Schritte leicht abweichen.

Hochladen

Sie laden Ihre PDF-Rechnung in das Portal hoch. Unterstützt werden sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen.

Auslesen

KI-Modelle lesen die Daten automatisch aus Ihrer PDF-Rechnung aus und übertragen sie in ein Formular. 

Prüfen

Das Portal überprüft, ob die ausgelesenen Daten vollständig und korrekt sind. Fehler werden markiert. 

Korrigieren

Sie ändern fehlende oder falsche Angaben direkt im Portal.

Konvertieren

Sobald alles korrekt ist, erzeugt das Portal die E-Rechnung.

Herunterladen

Sie laden die E-Rechnung als XML- oder ZUGFeRD-Datei herunter.

Warum kommen KI-Modelle zum Einsatz? 

 Keine Rechnung gleicht der anderen. Mit KI können unterschiedliche Layouts, Sprachen, Formate und Strukturen zuverlässig verarbeitet werden. Die KI geht wie folgt vor: ​

Zunächst wird die PDF-Rechnung ausgelesen: Gescannte Bilder werden per OCR in lesbaren Text umgewandelt, digitale PDFs mit Textebenen direkt ausgelesen.

Danach arbeiten mehrere spezialisierte Modelle parallel: Eines erkennt Dokumenttyp, Struktur und Komplexität, andere extrahieren Kopfzeilen, Positionen und Summen.

Bei komplexen Rechnungen kommen zusätzliche Reasoning-Modelle zum Einsatz: Sie prüfen Positionen, Rabatte, Zuschläge und Steuern.

KI kann Fehler machen– deshalb müssen die Daten geprüft werden. So wird sichergestellt, dass die E-Rechnung korrekt und rechtskonform ist.

​Mehr dazu im Blogbeitrag: Wie liest die KI PDF-Rechnungen aus?

Wie werden die E-Rechnungen erzeugt?

Sobald alle Rechnungsdaten geprüft sind, werden sie in eine strukturierte XML-Datei übersetzt. Diese Datei folgt der europäischen Norm EN 16931. Jedes Datenfeld erhält einen festen Platz – zum Beispiel <ram:ID> für die Rechnungsnummer.

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Anschließend wird Ihre PDF-Rechnung in den PDF/A-3-Standard überführt. Die ursprüngliche PDF-Rechnung bleibt optisch erhalten; nur die technischen Daten werden ergänzt.

 

Für die ZUGFeRD-Datei wird schließlich diese PDF-Rechnung mit der XML-Datei kombiniert.

Wer profitiert von einem PDF-Konverter?

Für Kunden von PDF-Konvertern trifft meist eines der drei Szenarien zu:

Sie verschicken nur wenige E-Rechnungen 

  • ​Der Kundenstamm ist insgesamt klein.

  • Es wird wenig Umsatz mit Geschäftskunden erzielt.

  • Nur wenige Kunden verlangen eine E-Rechnung. 

Sie benötigen eine Übergangslösung

  • Das ERP-System ist noch nicht aufgerüstet. 

  • Die Einführung einer neuen IT-Lösung ist geplant. 

  • Es wird noch nach einer passenden Lösung gesucht. 

Sie möchten ihre Abläufe beibehalten

  • Eine Umstellung wäre zu aufwendig oder teuer.

  • Die E-Rechnung soll möglichst wenig Aufwand machen. 

  • Die bestehende Lösung wird nie E-Rechnungen unterstützen. 

Worauf soll ich bei einem PDF-Konverter achten?

Es gibt verschiedene Online-Tools, mit denen sich PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln lassen. Um eine passende Lösung zu finden, können Sie vorab einige grundlegende Fragen klären. Die folgenden Punkte helfen Ihnen, einen PDF-Konverter auszuwählen, der Ihren Anforderungen entspricht:

Wie werden Daten aus der PDF-Rechnung extrahiert?

Die Software muss Rechnungsdaten zuverlässig aus dem PDF auslesen. Moderne Tools nutzen KI-gestützte Verfahren. Diese erkennen auch komplexe Zusammenhänge, zum Beispiel welche Rabatte auf welche Position angewendet werden.

Unser ultimativer Tipp

Probieren Sie es einfach aus. Die meisten Anbieter bieten eine Testphase an. Testen Sie alle Besonderheiten Ihrer Rechnungen: Funktionieren Stornorechnungen? Werden die benötigten Maßeinheiten korrekt erkannt? Werden Nachkommastellen richtig unterstützt? Lässt sich die Kleinunternehmerregelung einstellen?

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Generieren Sie anschließend eine E-Rechnung und senden Sie sie an Ihre Geschäftskunden. Werden die Rechnungen akzeptiert und bezahlt? Kommen Rückfragen? So finden Sie schnell heraus, ob das Tool wirklich zu Ihren Anforderungen passt.

Welche Vorteile bietet ein PDF-Konverter?

Keine Systemumstellung

Sie benötigen keine neue IT-Lösung. PDF-Konverter lassen sich als Zwischenschritt nahtlos in bestehende Prozesse integrieren.

Keine IT-Ressourcen

Die Nutzung erfolgt online als SaaS-Lösung – ohne Installation, ohne technische Projekte und ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung.

Schnelle Einarbeitung

Die Bedienung ist einfach und selbsterklärend. Auch ohne Fachkenntnisse können Nutzer E-Rechnungen aus PDFs erstellen.

PDF bleibt erhalten

Ihre ursprüngliche PDF-Rechnung bleibt erhalten. Für das ZUGFeRD-Format wird sie um die XML-Datei ergänzt.

Automatisierte Dateneingabe

Rechnungsdaten werden automatisch aus dem PDF ausgelesen. Sie müssen sie nicht manuell in ein anderes System übertragen.

Zeitersparnis

Der Prozess ist weitgehend automatisiert. Die Umwandlung von PDF- in E-Rechnungen dauert in der Regel nur wenige Minuten.

Wie lange dauert die Konvertierung einer PDF-Rechnung?

Die Bearbeitungszeit, insbesondere die manuelle Prüfung, hängt von der Komplexität der Rechnung und der Erfahrung der Nutzer ab.

 

Für eine sehr einfache Rechnung benötigen erfahrene Nutzerinnen etwa 1 Minute, während Anfänger für eine komplexe Rechnung bis zu 15 Minuten einplanen sollten: 

Auslesen der Daten

5 - 20 Sekunden

Manuelle Prüfung

1 - 15 Minuten

Erstellung der E-Rechnung

5 Sekunden

Welche Branchen nutzen PDF-Konverter?

Die Lösung kommt in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz:

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  • Dienstleistungen

  • Bau & Handwerk

  • Handel & Vertrieb

  • Industrie & Produktion

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Zu den Kunden zählen IT-Berater, Immobilienverwalter, Sicherheitsfirmen, Schreiner, Elektrotechniker, Fruchthändler, Tankstellenbetreiber, Maschinenbauer und Schlauchhersteller. ​

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Der Einsatz von PDF-Konvertern hängt demnach nicht von der Branche ab, sondern vielmehr vom Rechnungsvolumen. Für Unternehmen, die bis zu hundert E-Rechnungen pro Monat verarbeiten, stellt dies eine praktikable Lösung dar. Bei mehreren Hundert E-Rechnungen pro Monat ist hingegen in der Regel eine automatisierte Lösung empfehlenswert.

Kann ich die PDF-Konvertierung automatisieren?

Die Konvertierung von PDF-Rechnungen in E-Rechnungen lässt sich nicht vollständig automatisieren. Beim Auslesen der Rechnungsdaten kommt Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz. Sie arbeitet auf Basis von Wahrscheinlichkeiten, sodass nie 100% sicher ist, dass alle Inhalte korrekt erkannt werden.

 

Schon eine falsch erkannte Angabe kann zu Problemen führen. Liest die KI zum Beispiel eine Rechnungsposition oder einen Betrag falsch aus, entsteht keine gültige E-Rechnung. Wird das Lieferdatum falsch erkannt, wird die E-Rechnung zwar erstellt, enthält aber fehlerhafte Angaben.

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Für eine vollständige Automatisierung müsste die KI in allen Fällen zu 100 % korrekt arbeiten. Da das nicht gewährleistet werden kann, ist eine Prüfung jeder E-Rechnung notwendig. Mit etwas Übung dauert diese Prüfung nur wenige Sekunden. So bleibt der Aufwand überschaubar, auch ohne vollständige Automatisierung.

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