Bietet Rechnungshub einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
- Mina Smolej
- 11. Feb.
- 3 Min. Lesezeit
Ja, bei Rechnungshub tritt unser AVV schon während der Testphase in Kraft. In dem Moment, in dem Sie sich für eine kostenlose Testperiode anmelden, sichert dieser Vertrag Ihre Daten ab. Sobald Sie personenbezogene Daten in unser System hochladen, gelten die Schutzbestimmungen ohne Ausnahme.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum dieser Vertrag für Sie wichtig ist und wie wir Ihre Daten schützen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein AVV?
Stellen Sie sich den AVV wie eine Hausordnung für Ihre Daten vor. Das Gesetz (die DSGVO) schreibt vor: Wenn Sie ein anderes Unternehmen – wie uns – damit beauftragen, Daten Ihrer Kunden oder Mitarbeiter zu verarbeiten, brauchen Sie einen schriftlichen Vertrag.
In diesem Dokument halten wir fest, dass wir Ihre Daten nicht einfach für unsere eigenen Zwecke nutzen. Wir versprechen Ihnen darin schwarz auf weiß, dass wir nur das tun, was Sie uns auftragen. Es ist also eine verbindliche Garantie für den korrekten Umgang mit sensiblen Informationen. Ohne diesen Vertrag dürften Sie uns Ihre Rechnungen rechtlich gesehen gar nicht zur Verarbeitung geben.
Warum ist ein AVV wichtig?
Ein AVV ist Ihre Absicherung nach außen. Wenn das Finanzamt oder eine Aufsichtsbehörde anklopft, können Sie sofort nachweisen, dass Sie:
Datenschutz ernst nehmen,
Ihre Prozesse DSGVO-konform gestaltet haben und
Ihre Daten bei uns in absolut sicheren Händen liegen.
Das schützt Sie vor empfindlichen Bußgeldern und rechtlichen Fallstricken. Gleichzeitig geben Sie dieses Sicherheitsversprechen an Ihre eigenen Kunden weiter. Sie zeigen: „Ich gehe sorgsam mit Ihren Daten um und wähle meine Partner mit Bedacht aus.“
Was steht in unserem AVV?
Hier wird es konkret. Wir haben unseren AVV so gestaltet, dass er maximale Transparenz bietet:
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Wir verschlüsseln Ihre Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Zugriff erhalten ausschließlich Personen, die diesen zwingend für ihre Arbeit benötigen. Unsere Mitarbeiter loggen sich über eine sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Zudem trennen wir die Daten der verschiedenen Kunden strikt voneinander.
Unsere Subunternehmer: Wir arbeiten ausschließlich mit sorgfältig ausgewählten Partnern zusammen, die unsere hohen Datenschutzstandards erfüllen. Alle Subunternehmer sind vertraglich verpflichtet, diese Standards einzuhalten.
Ort der Datenverarbeitung: Ihre Daten werden primär innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in Deutschland, verarbeitet und gespeichert. Unsere Cloud-Infrastruktur betreiben wir beispielsweise bei AWS in Rechenzentren in Deutschland.
Qualitätssicherung unserer KI: Um unsere KI kontinuierlich zu verbessern, analysieren wir gelegentlich Stichproben besonders komplexer Rechnungen. Ihre Rechnungsdaten verwenden wir jedoch nicht ungefragt. Stattdessen arbeiten wir mit künstlich erzeugten Testdaten oder holen vorab Ihre ausdrückliche Zustimmung ein.
Aufbewahrung und Löschung von Daten: Wenn Sie unser System nicht mehr nutzen, bleiben keine unnötigen Daten zurück. 120 Tage nach Vertragsende löschen wir Ihre Daten unwiderruflich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wie schließe ich den AVV ab?
Bei Rechnungshub müssen Sie keine Dokumente unterschreiben. Der Vertrag tritt automatisch in Kraft, sobald Sie sich für die Testphase registrieren. So sind Ihre Daten von der ersten Sekunde an rechtlich abgesichert.
Kostet der AVV extra?
Nein, Datenschutz ist bei uns kein kostenpflichtiges Zusatzmodul, sondern die Basis unserer Zusammenarbeit und daher in jedem Paket inklusive.
Wo finde ich den AVV?
Den vollständigen Text können Sie sich jederzeit über diesen Link zum AVV herunterladen und zu Ihren Unterlagen heften.
Und hier geht es zu den AGBs.
