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Was ist die Käuferreferenz und wann ist sie ein Pflichtfeld?

Aktualisiert: vor 3 Tagen


Die Käuferreferenz ist ein eindeutiger Identifikationscode, den der Rechnungsempfänger vorab festlegt. Sie dient dazu, die Rechnung beim Empfänger eindeutig zuzuordnen und interne Abläufe zu erleichtern.


Inhaltsverzeichnis



Wie wird die Käuferreferenz in einer E-Rechnung hinterlegt?


Die Käuferreferenz belegt das Feld BT-10. In der XML-Datei einer E-Rechnung finden Sie sie unter BuyerReference:




Was sind typische Bezeichnungen?


Oft entspricht die Käuferreferenz einer der folgenden Angaben:


  • Projektnummer

  • Vertragsnummer

  • Lieferscheinnummer

  • Kostenstelle

  • Vorgangsnummer

  • Lieferantennummer

  • Leitweg-ID (siehe nachfolgend)


Das Feld "Käuferreferenz" kann Projektnummer, Vertragsnummer, Vorgangsnummer, Kostenstelle usw. enthalten.
Im Portal befindet sich die "Käuferreferenz" im Abschnitt "Rechnungsdetails".


Wann ist die Käuferreferenz ein Pflichtfeld?


Die Käuferreferenz ist nicht verpflichtend. Ein leeres Feld kann jedoch Rückfragen auslösen und zu Zahlungsverzögerungen führen, da der Empfänger die Rechnung nicht automatisch zuordnen kann.


Das Feld BT-10 ist auch für die Leitweg-ID vorgesehen. Bei E-Rechnungen an Behörden ist die Angabe einer Leitweg-ID zwingend erforderlich.

Im Portal wird die Leitweg-ID jedoch an anderer Stelle hinterlegt. Dafür muss unter Käufer die Option „Behördenrechnung“ aktiviert werden. Sobald dies erfolgt, wandert das Feld Käuferreferenz aus den Rechnungsdetails in den Abschnitt „Käufer“:


Screenshot zeigt, wie die Leitweg-ID im Portal unter Käufer aktiviert wird, nachdem die Option Behördenrechnung eingeschaltet wurde.
Oben erscheint nur noch die Bestellnummer, die zusammen mit der Leitweg-ID erforderlich sein kann.

Mehr dazu lesen Sie im Blogbeitrag: Was ist die Leitweg-ID?



Wie viele Referenzen kann ich einfügen?


Die Käuferreferenz ist ein Freifeld, das beliebig viele Zeichen aufnehmen kann. Sie können dieses Feld daher auch nutzen, um mehrere Referenzen zu kombinieren. Achten Sie dabei darauf, dass die Formatierung mit den Vorgaben Ihres Rechnungsempfängers übereinstimmt.


Screenshot zeigt das Freifeld der Käufer-Referenz im Portal, das beliebig viele Zeichen aufnehmen kann und die Eingabe mehrerer Referenzen erlaubt.
Wie Sie die Referenzen im Feld angeben – ob mit oder ohne Label, durch Kommas, Striche oder Leerzeichen getrennt – bleibt Ihnen überlassen.


Wie unterscheidet sich die Käuferreferenz von der Bestellnummer?


Die Käuferreferenz dient der internen Zuordnung einer Rechnung beim Empfänger, während die Bestellnummer eine konkrete Bestellung oder einen Auftrag referenziert. Sie entspricht folgenden Angaben:


  • Auftragsnummer

  • Purchase Order (PO)

  • Bestell-ID

  • Bestellung XY


Mehr dazu lesen Sie im Blogbeitrag: „Was gehört in das Feld Bestellnummer?“


Aktualisiert am 7. November 2025



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