Was sind die Anforderungen an Positionsangaben einer E-Rechnung?
- Mina Smolej
- 14. Nov.
- 2 Min. Lesezeit
Die Umstellung auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) macht die strukturierte und maschinenlesbare Abbildung jeder einzelnen Rechnungsposition verpflichtend. Die Grundlage dafür ist die europäische Norm EN 16931.
Die folgende Tabelle zeigt die notwendigen Felder, die wir in unserem System anbieten:
Feld | Beschreibung |
Beschreibung | Die detaillierte Bezeichnung der gelieferten Ware oder Leistung. |
Menge | Die Anzahl der gelieferten oder erbrachten Einheiten. |
Maßeinheit | Die normierte Einheit der Menge (Stück, Kilogramm oder Tag) |
Einzelpreis | Der Nettopreis, den Sie pro Einheit berechnen. |
MwSt. % | Der prozentuale Steuersatz, der auf diese Position angewendet wird (0%, 7% oder 19%) |
Gesamtpreis | Das Netto-Gesamtentgelt der Position (Menge x Einzelpreis). |
Diese Felder entsprechen den Anforderungen der EN 16931 und sind verpflichtend, um eine rechtssichere E-Rechnung zu erstellen.
Warum sind diese strukturierten Felder so wichtig?
Die vollständige Angabe aller Positionselemente sorgt dafür, dass Ihre E-Rechnung:
umsatzsteuerrechtlich gültig ist
den Vorsteuerabzug des Empfängers ermöglicht
in automatisierten ERP- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann
ohne manuelle Nachbearbeitung importiert werden kann
nicht von Plattformen oder Empfängern abgelehnt wird
Fehlen Pflichtangaben, kann die Rechnung sowohl technisch als auch steuerlich zurückgewiesen werden.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Empfänger können den Vorsteuerabzug verlieren
Automatisierte Systeme lehnen die E-Rechnung ab
Plattformen blockieren die Übermittlung
Manuelle Nacharbeit und Zeitverlust entstehen
Unser System erkennt solche Fehler automatisch. Sie können die E-Rechnung erst erstellen, wenn alle Angaben vollständig sind – so bleiben Ihre Dokumente rechtssicher.
Wie detailliert muss die Beschreibung sein?
Die Beschreibung muss so detailliert sein, dass sie zweifelsfrei identifizierbar ist und dem Empfänger den Vorsteuerabzug sichert. Achten Sie darauf, die gängigen, vollständigen Produkt- oder Leistungsbezeichnungen zu verwenden:
Beratungsleistung Projekt XY, Zeitraum Januar
5× LED-Röhrenlampe 12W, 4000 K, Marke ABC
Wartungsservice Heizungsanlage, Vertrag 12345
Was tun, wenn keine Maßeinheit vorliegt?
In unserem Dropdown-Menü stehen alle gängigen, normierten Maßeinheiten gemäß EN 16931 zur Verfügung. Falls Sie unsicher sind, empfehlen wir die Einheit "Stück". Diese ist in den meisten Fällen zulässig und eindeutig.
Fazit
Die korrekte Erfassung der Pflichtfelder pro Rechnungsposition ist entscheidend für eine rechtssichere, maschinenlesbare und vollständig normkonforme E-Rechnung.
Unser System führt Sie automatisch durch alle verpflichtenden Felder und stellt sicher, dass Ihre Rechnung EN-16931-konform ist und reibungslos verarbeitet werden kann.
