Wie funktioniert die Automatisierung?
Aktualisiert: vor 22 Stunden
Mit der neuen Automatisierungsfunktion können Sie die manuelle Prüfung bei Rechnungen überspringen.
Sie laden Ihre PDF-Rechnungen wie gewohnt hoch. Erfüllt eine Rechnung bereits nach dem Upload alle Voraussetzungen für eine E-Rechnung, wird sie automatisch umgewandelt. Der bisher Zwischenschritt über die Rechnungsansicht entfällt.
Nur Rechnungen, bei denen bei der Prüfung ein Fehler festgestellt wird, müssen weiterhin manuell überprüft werden.
Die Funktion befindet sich aktuell in der Beta-Phase und wird voraussichtlich im November ausgerollt. In diesem Beitrag erklären wir, wie die Automatisierung funktioniert, für wen sie sinnvoll ist und welche Einschränkungen es gibt.
Inhaltsverzeichnis
Wie funktioniert die Automatisierung?
Sie laden Ihre PDF-Rechnungen wie gewohnt bei Rechnungshub hoch.
Rechnungshub prüft die Rechnungen.
Erfüllt eine Rechnung alle Voraussetzungen für eine E-Rechnung, wird sie automatisch konvertiert.
Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, wird die Rechnung nicht automatisch umgewandelt. Sie können die Rechnung anschließend manuell prüfen und bearbeiten.
Wann lohnt sich die Automatisierung?
Die Automatisierung ist besonders für Kunden interessant, die größere Rechnungsvolumen umwandeln. Sie ist aber auch eine Erleichterung für alle, die möglichst wenig Zeit für die Umwandlung aufwenden möchten.
Wichtig ist, dass Sie die Ergebnisse der KI bereits über einen längeren Zeitraum und bei unterschiedlichen Rechnungen manuell geprüft haben. Dabei sollten Sie festgestellt haben, dass die KI die Angaben zuverlässig ausliest und nur selten manuell nachgearbeitet werden muss.
Wann ist die Automatisierung nicht sinnvoll?
Die Automatisierung eignet sich weniger für Kunden, die sehr unterschiedliche Rechnungen umwandeln. Das kann zum Beispiel bei Buchhaltungsbüros der Fall sein, die Rechnungen von vielen verschiedenen Unternehmen mit unterschiedlichen Layouts und Inhalten verarbeiten.
Auch wenn Sie Ihre Rechnungen nach der KI-Verarbeitung regelmäßig manuell nacharbeiten müssen, ist die Automatisierung nicht die beste Wahl. Wenn Sie beispielsweise häufig Angaben ergänzen oder korrigieren müssen, sollten Sie die manuelle Prüfung weiterhin durchführen.
Wann sollte ich die Automatisierung aktivieren?
Gerade am Anfang ist es sinnvoll, die Ergebnisse der KI zunächst manuell zu überprüfen.
Der Grund: Eine Rechnung kann alle Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen und trotzdem falsche Angaben enthalten. Die automatische Rechnungsprüfung erkennt nicht alle inhaltlichen Fehler.
Das kann zum Beispiel in folgenden Fällen passieren:
Falscher Kontoinhaber: Die KI trägt den Namen der Bank anstelle des Kontoinhabers ein.
Falsche Mehrwertsteuerbehandlung: Bei einer Auslandsrechnung wird die Standard-Mehrwertsteuerbehandlung verwendet, obwohl eine andere erforderlich wäre.
Fehlende Details in den Rechnungspositionen: Wichtige Angaben werden beim Auslesen der Rechnungspositionen nicht übernommen.
Falsch interpretiertes Lieferdatum: Die KI liest das Lieferdatum falsch aus oder ordnet ein anderes Datum als Lieferdatum zu.
Wir empfehlen, die Automatisierung erst dann einzuschalten, wenn Sie mindestens 30 Rechnungen manuell geprüft haben. So können Sie zunächst sehen, wie zuverlässig Ihre Rechnungen verarbeitet werden.
Wenn die manuelle Prüfung Ihrer Rechnungen zuverlässig funktioniert und Sie Vertrauen in die Ergebnisse haben, können Sie die Automatisierung aktivieren.
Wie aktiviere ich die Automatisierung?
Die Funktion lässt sich unter Einstellungen > Kontoprofil aktivieren. Die Schaltfläche finden Sie ganz unten auf der Seite.
Schalten Sie die Automatisierung ein und klicken Sie anschließend auf „Einstellungen speichern“.
Wird die Automatisierung auch für Eingangsrechnungen angeboten?
Nein. Zum aktuellen Zeitpunkt bieten wir die Automatisierung nur für Ausgangsrechnungen an.
Bei Eingangsrechnungen ist eine manuelle Prüfung weiterhin wichtig. Der Grund dafür ist die große Vielfalt an Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten. Unterschiedliche Unternehmen verwenden unterschiedliche Vorlagen, Strukturen und Formulierungen. Auch die enthaltenen Informationen können sich stark unterscheiden.
Wie wird die Automatisierung ausgerollt?
Die Automatisierung befindet sich derzeit noch in der Beta-Phase und wird zunächst von ausgewählten Kunden getestet.
Die einzelnen Phasen sind aktuell wie folgt geplant:
Bis 14. November: Beta-Test mit ausgewählten Kunden
Bis Ende Dezember: Testweise Freischaltung für alle Kunden
Ab 1. Januar: Die Automatisierung ist nur noch für Premium- und Enterprise-Kunden verfügbar
Da sich das Feature aktuell noch in der Testphase befindet, können sich einzelne Abläufe bis zum endgültigen Rollout noch ändern.
