Wie kann ich meiner E-Rechnung Dokumente anhängen?
- Mina Smolej
- 19. Aug.
- 1 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 8. Sept.
Diese Woche haben mich gleich zwei Kundennachrichten erreicht mit der Frage: „Wie kann ich meiner E-Rechnung zusätzliche Dokumente hinzufügen?“
Gemeint sind die sogenannten rechnungsbegründenden Unterlagen.
Unsere kurze Antwort: Solche Unterlagen können als separate Anhänge gemeinsam mit der E-Rechnung verschickt werden.
Inhaltsverzeichnis
Was sind rechnungsbegründende Unterlagen?
Rechnungsbegründende Unterlagen sind alle Dokumente, die eine Rechnung erklären oder belegen. Dazu gehören zum Beispiel:
Verträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen
Lieferscheine, Spediteurbescheinigung
Stundenzettel, Leistungsnachweise, Abnahmeprotokolle
Preisvereinbarungen, Kalkulationen
Zollunterlagen
Was muss ich beim Versand per E-Mail beachten?
Format & Lesbarkeit: Unterlagen können als PDF, DOCX oder Bilddatei angehängt werden.
Eindeutige Zuordnung: Dateien sollten so benannt werden, dass die Verbindung zur Rechnung sofort erkennbar ist.
Archivierungspflicht: Die gesamte E-Mail inklusive Anhänge muss GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet: vollständig, unveränderbar, geordnet und für mindestens zehn Jahre.
Wie ordne ich Anhänge richtig zu einer E-Rechnung zu?
Die Dateinamen sollten klar erkennen lassen, zu welcher Rechnung sie gehören. Hier ein Beispiel:
Rechnung_2025-123.xrechnung
Lieferschein_2025-123.pdf
Leistungsnachweis_2025-123.pdf
So ist sofort ersichtlich, dass die Dokumente zusammengehören.
Fazit
Ja – einer E-Rechnung können Sie problemlos weitere Dokumente beifügen. Wichtig ist nur, dass:
die Rechnung im richtigen Format vorliegt,
die Anhänge eindeutig zugeordnet sind und
alle Unterlagen revisionssicher archiviert werden.
Damit haben Empfänger und Absender jederzeit die volle Transparenz – und Sie erfüllen alle rechtlichen Anforderungen.
