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Wie werden Rechnungen per E-Mail ins Portal geladen?

Aktualisiert: 27. Feb.

Jedes Abo von Rechnungshub beinhaltet auch das Feature "Upload mit XY E-Mail-Adressen". Das bedeutet: Je nach Abo können Sie bis zu 4 E-Mail-Adressen hinterlegen, über die PDF-Rechnungen direkt ins Portal geschickt werden.


In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie der E-Mail-Upload funktioniert und welche Vorteile er bietet.



Inhaltsverzeichnis



Wie funktioniert der Upload?


PDF-Rechnungen können ganz einfach per E-Mail an das Portal gesendet werden. Das Portal erkennt anhand der Absenderadresse automatisch, in welches Konto die übermittelten PDF-Rechnungen geladen werden sollen.


Schritt-für-Schritt-Anleitung


E-Mail erstellen: Öffnen Sie Ihr gewohntes E-Mail-Programm oder leiten Sie eine bestehende E-Mail weiter.


Absenderadresse prüfen: Die E-Mail muss von einer zuvor im Portal hinterlegten E-Mail-Adresse versendet werden.


Empfängeradresse wählen: Je nach Rechnungsart senden Sie die E-Mail an folgende Adresse:


Betreffzeile: Die Betreffzeile kann leer bleiben.


PDF anhängen: Fügen Sie die Rechnung als PDF-Anhang hinzu. Es können auch mehrere PDF-Rechnungen gleichzeitig angehängt werden.


E-Mail versenden: Nach dem Versand werden die PDF-Rechnungen automatisch im entsprechenden Konto im Portal hochgeladen.


Outlook E-Mail mit PDF-Rechnung als Anhang für den Upload ins Rechnungshub-Portal
So erstellen Sie eine E-Mail mit PDF-Rechnung für den Upload.


Nach dem Versand erscheint die PDF-Rechnung automatisch in Ihrem Rechnungsausgang bzw. -eingang.


Rechnungspostfach im Portal mit aufgelisteter PDF-Rechnung
Die per E-Mail hochgeladenen PDF-Rechnungen erscheinen automatisch in Ihrem Rechnungspostfach.



Wo kann man die E-Mail-Adressen hinterlegen?


Die E-Mail-Adressen können Sie im Portal unter Einstellungen > Kontoprofil > E-Mail-Einstellungen hinterlegen.


E-Mail-Einstellungen im Portal zur Hinterlegung von Upload-Adressen
Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „E-Mail-Adresse hinzufügen“.

Die Anzahl der möglichen Adressen richtet sich nach Ihrem Abo:


  • Basic-Abo: 1 E-Mail-Adresse

  • Plus-Abo: 2 E-Mail-Adressen

  • Premium-Abo: 4 E-Mail-Adressen



Was ist der Vorteil eines E-Mail-Uploads?


Mehrere Nutzer: Verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen können Rechnungen hochladen, während eine hauptverantwortliche Person die Konvertierung übernimmt. Mehr dazu im Blogbeitrag: Können mehrere User Rechnungshub nutzen?


Einfache Weiterleitung: Haben Sie eine Lieferantenrechnung per E-Mail erhalten? Leiten Sie sie einfach weiter an das Portal und konvertieren Sie sie später.


Keine Wartezeit: Sie können alle Rechnungen hochladen, ohne sich ins Portal einzuloggen. Sobald Sie sich einloggen, sind alle Rechnungen bereits ausgelesen.

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