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Warum kann ich meine PDF-Rechnung nicht hochladen?

Aktualisiert: 14. Okt.

Manchmal passiert es, dass PDF-Rechnungen nicht hochgeladen werden. Im Portal erscheint oben links kurz das Upload-Zeichen, doch dann verschwindet es wieder – ohne dass das Portal in den Verarbeitungsmodus wechselt.


Das kann verschiedene Gründe haben. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen die häufigsten Ursachen und was Sie dagegen tun können.


Inhaltsverzeichnis



Ihre Datei ist größer als 4,5 MB


Unser KI-Modell hat ein Limit von 4,5 MB pro Datei. Ist eine einzelne Rechnung größer, wird sie automatisch abgelehnt.


Tipp: Überprüfen Sie die Dateigröße direkt im Datei-Explorer Ihres Computers. Falls die Datei zu groß ist, können Sie diese komprimieren oder die Druckeinstellungen anpassen (z. B. geringere Auflösung).


Screenshot: Windows-Dateieigenschaften einer PDF-Rechnung mit Anzeige der Dateigröße.
Mit der rechten Maustaste klicken Sie auf die Datei. Über ‚Eigenschaften‘ öffnen sich die Dateiinformationen. Dort können Sie die genaue Dateigröße Ihrer PDF-Rechnung einsehen.


Ihre Rechnung umfasst mehr als 100 Seiten


Aus Leistungsgründen haben wir die maximale Seitenzahl pro Rechnung aktuell auf 100 begrenzt. Größere Dokumente enthalten meist zusätzliche Anhänge wie Lieferscheine oder Leistungsnachweise.


Tipp: Trennen Sie in solchen Fällen bitte die eigentliche Rechnung von den Anhängen und senden Sie sie separat per E-Mail – wie in diesem Beitrag beschrieben.



Ihre Rechnung enthält keine Rechnungsnummer


Die Rechnungsnummer ist für unser Portal Pflicht. Sie wird als Index (ID) verwendet. Fehlt die Rechnungsnummer, fehlt dem System die Referenz – und die Rechnung kann nicht hochgeladen werden.


Tipp: Achten Sie deshalb darauf, dass jede Rechnung eine klar erkennbare Rechnungsnummer enthält.



Ihre Rechnung ist im falschen Format abgespeichert


Auch wenn es selbstverständlich klingt: Das Portal akzeptiert nur echte PDF-Dateien. Wenn eine Rechnung versehentlich im Word-, Bild- oder ZIP-Format hochgeladen wird – selbst wenn die Endung auf „.pdf“ geändert wurde – schlägt der Upload fehl.


Tipp: Achten Sie darauf, dass die Datei wirklich im PDF-Standard gespeichert ist.



Ihre Rechnung wurde hochgeladen, aber Sie sehen sie nicht


Manchmal wird eine PDF-Rechnung korrekt verarbeitet, ist aber in der Listenansicht nicht sofort sichtbar. Das liegt an der Sortierung der Rechnungen.

Standardmäßig kann die Ansicht absteigend oder aufsteigend sortiert sein. Das bedeutet:


Neue Rechnungen erscheinen möglicherweise ganz unten in der Liste, wenn nach älteren Einträgen sortiert wird. Oder Sie laden eine Rechnung mit einer älteren Rechnungsnummer hoch, die dann ebenfalls unten einsortiert wird.


Tipp: Klicken Sie in der Listenansicht auf Upload-Datum, um zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung zu wechseln.


Screenshot der Rechnungsübersicht im Portal: Die Listenansicht zeigt Sortierfunktionen nach Upload-Datum, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Status oder Empfänger.
In der Listenansicht können Sie Ihre Rechnungen flexibel sortieren – z. B. nach Upload-Datum, Fälligkeitsdatum oder Rechnungsdatum. Ebenso lassen sich weitere Kriterien wie Status, Empfänger und mehr auswählen.


Unsere KI ist beeinträchtigt


Auch unsere KI kann gelegentlich beeinträchtigt sein – zum Beispiel, wenn externe Dienste, auf die wir bauen, technische Probleme haben. Im September 2025 kam es etwa durch ein Problem bei unserem Modellpartner Anthropic zu einer vorübergehenden Einschränkung der Verarbeitung (mehr dazu im offiziellen Bericht). Solche Vorfälle sind selten, und wir reagieren mit Monitoring und Backup-Systemen, um Ausfallzeiten so kurz wie möglich zu halten.


Tipp: Wenn Sie feststellen, dass eine Verarbeitung fehlschlägt, versuchen Sie es nach einigen Minuten erneut. Sie können die betroffene Rechnung auch per E-Mail einreichen – sie wird automatisch nachverarbeitet, sobald das System wieder stabil läuft.



Ihre Rechnung enthält Text- und Bildelemente


In seltenen Fällen kann eine PDF-Rechnung sowohl Text- als auch Bildelemente enthalten – zum Beispiel, wenn Ihr PDF-Drucker falsch konfiguriert ist. In diesem Fall liest unsere KI die Textelemente aus und ignoriert die Bildelemente. Ist Ihr Logo oder Ihre Unterschrift als Bildelement hinterlegt, ist das kein Problem. Ist die Rechnungsnummer jedoch als Bildelement hinterlegt, kann keine eindeutige Kennung erkannt werden – und die Rechnung wird nicht hochgeladen (siehe Punkt „Ihre Rechnung enthält keine Rechnungsnummer“).


Tipp: Prüfen Sie die Einstellungen Ihres PDF-Druckers, damit Texte nicht als Bilder eingebettet werden.



Fazit


Wenn der Upload Ihrer PDF-Rechnung nicht funktioniert, liegt es meist an einem dieser Gründe:


  • Die Datei ist zu groß.

  • Ihre Rechnung ist zu lang.

  • Es fehlt die Rechnungsnummer.

  • Das Dateiformat stimmt nicht.

  • Sie sehen die Rechnung nicht.

  • Unsere KI ist beeinträchtigt.

  • Unsere KI liest wichtige Bildelemente nicht aus.


Mit diesen Tipps können Sie die Ursache schnell selbst beheben. Sollte es dennoch nicht klappen, wenden Sie sich gerne an unseren Support – wir helfen Ihnen weiter.


Aktualisiert am 14. Oktober 2025

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