Warum Abschlagszahlungen nicht vom Nettobetrag abgezogen werden dürfen – und wie es richtig geht
- Mina Smolej
- 27. Juni
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 3. Juli
In der Praxis begegnet es uns immer wieder: Kunden ziehen bereits geleistete Abschlagszahlungen vom Netto- und nicht vom Bruttobetrag der Schlussrechnung ab.
In diesem Beitrag erklären wir, warum das problematisch ist, was gesetzlich korrekt wäre und zeigen anhand eines einfachen Beispiels, wie es richtig gemacht wird.
Was ist das Problem?
Nehmen wir ein Bauunternehmen, das eine Schlussrechnung über 10.000 € netto stellt. Darauf kommen 19 % Umsatzsteuer, also 1.900 €:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 1.900 € |
Bruttobetrag | 11.190 € |
Der Geschäftsführer hat zuvor zwei Abschlagszahlungen über insgesamt 6.000 € netto erhalten. Diese zieht er nun direkt vom Nettobetrag ab – so sieht seine Rechnung aus:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
abzgl. Abschlagszahlungen | 6.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 760 € |
Bruttobetrag | 4.760 € |
Und genau hier liegt das Problem: Das Finanzamt erwartet, dass die Rechnung die vollständige Leistung von 10.000 € netto mit der darauf entfallenden, gesamten Umsatzsteuer von 1.900 € transparent und gesetzeskonform ausweist.
Auch wenn das Bauunternehmen einen Teil der Umsatzsteuer bereits mit den Abschlagsrechnungen abgeführt hat: Die Schlussrechnung muss diese Gesamtverpflichtung klar darstellen und dann die bereits geleisteten Zahlungen verrechnen.
Die Schlussrechnung muss auch dem Kunden klar aufzeigen, wie die Gesamtforderung aussieht und welche Teilzahlungen bereits geleistet wurden.
Fazit: Diese Rechnung ist nicht korrekt – sie entspricht nicht den Vorgaben der E-Rechnungspflicht.
Wie geht es richtig?
Der gleiche Fall – diesmal korrekt dargestellt:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 1.900 € |
Bruttobetrag | 11.900 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 10.05.2024, Rechnung Nr. 2024-185, bereits bezahlt | -2.380 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 15.02.2023, Rechnung Nr. 2023-098, bereits bezahlt | -4.760€ |
Zu zahlender Restbetrag | 4.760 € |
So muss eine korrekte Schlussrechnung aussehen: Die Umsatzsteuer wird immer auf den gesamten Nettobetrag berechnet. Bereits gezahlte Abschläge werden vom Bruttobetrag abgezogen.
Wichtig: Abschlagszahlungen müssen mit Datum, Rechnungsnummer und Betrag genau aufgelistet werden. Auch dies ist gesetzlich vorgeschrieben.
Unser Fazit
Abschlagszahlungen und die Schlussrechnung dürfen nicht als zwei voneinander isolierte Dokumente betrachtet werden. Das Finanzamt sieht sie als einen zusammenhängenden Prozess, als eine Rechnungsreihe, die sich aufeinander bezieht und die Gesamtleistung transparent abbilden muss. Ihre Schlussrechnung ist quasi der Abschluss dieser Rechnungsreihe.
Damit Sie es leichter haben, haben wir eine Musterrechnung mit zwei Abschlagszahlungen erstellt. Diese Musterrechnung besteht die Validierung im Rechnungshub problemlos und kann sofort als E-Rechnung angelegt werden. Daran können Sie sich orientieren:
