Was ist eine XRechnung?
Aktualisiert: 29. Juli
Die XRechnung ist ein standardisiertes digitales Rechnungsformat auf XML-Basis, das den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 folgt. Sie enthält ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten.“
In diesem Beitrag erklären wir Aufbau der XRechnung, Erkennungsmerkmale sowie Unterschiede zu ZUGFeRD.
Inhaltsverzeichnis
Wie ist die XRechnung aufgebaut?
XRechnungen bestehen aus strukturierten Datenfeldern. In Deutschland kommt dafür in den meisten Fällen das XML-basierte CII-Format zum Einsatz.
Jede Angabe einer E-Rechnung wird einem fest definierten XML-Element zugeordnet. Die XML-Elemente sind hierarchisch in Datenblöcken organisiert. So gehört die Postleitzahl zur Anschrift des Käufers, die wiederum Teil des Käufer-Datenblocks ist:
Mehr über den Aufbau einer XRechnung erfahren Sie in diesem Artikel: Wie ist die E-Rechnung aufgebaut?
Woran erkenne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung erkennen Sie an folgenden Merkmalen:
Die Datei endet immer auf .xml.
Beim Öffnen im Editor sehen Sie strukturierte Textzeilen mit spitzen Klammern (< >).
Im Datei-Header findet sich ein Hinweis auf urn:cen.eu:en16931:2017.
Wie kann man XRechnungen lesen?
Da eine .xml-Datei für Menschen schwer lesbar ist, bietet das Bundesfinanzministerium einen kostenlosen Viewer an: https://www.e-rechnung.elster.de
Mit dem Portal von Rechnungshub können Sie XRechnungen auch kostenlos auslesen und prüfen - auch über die Testphase hinaus.
Technisch versierte Nutzer können die Datei auch direkt im Editor (z. B. Notepad++) öffnen:
Wie erstellt man eine XRechnung?
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
Viele moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bieten eine Funktion, mit der XRechnungen erstellt werden. Dabei werden die Rechnungsdaten automatisch in die korrekten XML-Elemente geschrieben.
Es gibt Webanwendungen, mit denen Nutzer Rechnungen direkt in einem Formular manuell eingeben und daraus eine XRechnung erzeugen können.
Auch bestehende PDF-Rechnungen lassen sich in das XRechnungs-Format konvertieren – oft mithilfe von KI-gestützten PDF-Konvertern. Die Software liest die relevanten Daten aus dem PDF aus und ordnet sie den richtigen XML-Elementen zu.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Sowohl die XRechnung als auch die ZUGFeRD-Rechnung erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnungen. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt der Rechnung, sondern in ihrem technischen Aufbau und ihrer Verwendung:
XRechnung
Reines XML-Format
Keine visuelle Darstellung
Vollständig maschinenlesbar
Pflichtformat für viele öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD
PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten
Für Menschen und Maschinen lesbar
Enthält eine sichtbare Rechnungsdarstellung
Besonders im B2B-Bereich verbreitet
Was sind die Vorteile der XRechnung?
Die XRechnung wurde eingeführt, um Rechnungen digital, einheitlich und fehlerfrei zwischen Unternehmen und Behörden auszutauschen. Sie macht den gesamten Prozess einfacher und schneller.
Rechnungen lassen sich einfacher erstellen und verschicken.
Sie kommen schneller durch den Bearbeitungsprozess
Zahlungen treffen pünktlicher ein.
Papier und Porto lassen sich komplett sparen.
Rechnungen können automatisch erzeugt und geprüft werden.
Es passieren weniger Fehler beim Erfassen von Daten.
