Was ist eine XRechnung?
- Mina Smolej
- 20. Feb.
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Die XRechnung ist ein standardisiertes digitales Rechnungsformat auf XML-Basis. Sie enthält ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten.
In diesem Beitrag erklären wir Aufbau der XRechnung, rechtliche Grundlagen, Erkennungsmerkmale sowie Unterschiede zu ZUGFeRD.
Inhaltsverzeichnis
Wie ist die XRechnung aufgebaut?
Jede Angabe Ihrer Rechnung wird einem festen XML-Element zugeordnet. Zum Beispiel wird die Postleitzahl im Element „PostcodeCode“ hinterlegt:
Bestimmte Elemente erlauben keine freien Texteingaben, sondern ausschließlich standardisierte Codes. Ein Beispiel ist das Element „CountryID“. Hier dürfen nur Länderkürzel gemäß ISO 3166-1 Alpha-2 verwendet werden:
Die einzelnen Elemente sind in übergeordneten Blöcken hierarchisch organisiert. So ist etwa die Postleitzahl Teil der Käuferanschrift "PostalTradeAddress":
Und die Käuferanschrift ist Bestandteil des Datenblocks „Käufer“ bzw. "BuyerTradeParty":
Diese Struktur folgt den verbindlichen Vorgaben des europäischen Standards EN 16931.
Sie ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Was ist EN 16931?
Die EN 16931 ist ein europäischer Standard für elektronische Rechnungen. Er wurde vom europäischen Normungsgremium entwickelt, um ein einheitliches Rechnungsformat für den elektronischen Datenaustausch zu schaffen.
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung dieses Standards. Das bedeutet: Jede XRechnung erfüllt die Anforderungen der EN 16931 und ist damit europaweit interoperabel.
Woran erkenne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung erkennen Sie an folgenden Merkmalen:
Die Datei endet immer auf .xml.
Beim Öffnen im Editor sehen Sie strukturierte Textzeilen mit spitzen Klammern (< >).
Im Datei-Header findet sich ein Hinweis auf urn:cen.eu:en16931:2017.
Wie kann man XRechnungen lesen?
Da eine .xml-Datei für Menschen schwer lesbar ist, bietet das Bundesfinanzministerium einen kostenlosen Viewer an: https://www.e-rechnung.elster.de
Mit dem Portal von Rechnungshub können Sie XRechnungen auch kostenlos auslesen und prüfen - auch über die Testphase hinaus.
Technisch versierte Nutzer können die Datei auch direkt im Editor (z. B. Notepad++) öffnen:
Wie erstellt man eine XRechnung?
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
Viele moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bieten eine Funktion, mit der XRechnungen erstellt werden. Dabei werden die Rechnungsdaten automatisch in die korrekten XML-Elemente geschrieben.
Es gibt Webanwendungen, mit denen Nutzer Rechnungen direkt in einem Formular manuell eingeben und daraus eine XRechnung erzeugen können.
Auch bestehende PDF-Rechnungen lassen sich in das XRechnungs-Format konvertieren – oft mithilfe von KI-gestützten Portalen. Die Software liest die relevanten Daten aus dem PDF aus und ordnet sie den richtigen XML-Elementen zu.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung
Reines XML-Format
Keine visuelle Darstellung
Vollständig maschinenlesbar
Pflichtformat für viele öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD
PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten
Für Menschen und Maschinen lesbar
Enthält eine sichtbare Rechnungsdarstellung
Besonders im B2B-Bereich verbreitet
Was sind die Vorteile der XRechnung?
Die XRechnung wurde eingeführt, um Rechnungen digital, einheitlich und fehlerfrei zwischen Unternehmen und Behörden auszutauschen. Sie macht den gesamten Prozess einfacher und schneller.
Rechnungen lassen sich einfacher erstellen und verschicken.
Sie kommen schneller durch den Bearbeitungsprozess
Zahlungen treffen pünktlicher ein.
Papier und Porto lassen sich komplett sparen.
Rechnungen können automatisch erzeugt und geprüft werden.
Es passieren weniger Fehler beim Erfassen von Daten.
