Warum dürfen Abschlagszahlungen nicht vom Nettobetrag abgezogen werden?
- Mina Smolej
- 27. Juni
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 7. Nov.
In der Praxis erleben wir es immer wieder: Abschlagszahlungen werden vom Nettobetrag einer Schlussrechnung abgezogen, die Umsatzsteuer wird dann nur auf den verbleibenden Rest berechnet. Das ist allerdings nicht korrekt – weder steuerlich noch technisch. Wer eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen möchte, muss hier besonders aufpassen.
In diesem Beitrag erklären wir, warum diese Methode problematisch ist, wie es richtig geht und worauf Sie beim Ausweis von Abschlägen achten müssen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Problem?
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Bauunternehmen stellt eine Schlussrechnung über 10.000 € netto. Zuvor hat es zwei Abschlagszahlungen in Höhe von 5.000 € netto erhalten. Der Geschäftsführer zieht diese direkt vom Nettobetrag ab und berechnet dann die Umsatzsteuer nur auf den verbleibenden Restbetrag:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
abzgl. Abschlagszahlungen | 5.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 950 € |
Bruttobetrag | 5.950 € |
Was auf den ersten Blick logisch wirkt, ist in der Praxis leider nicht zulässig.
Das Umsatzsteuergesetz verlangt, dass in der Rechnung das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für jede einzelne Leistung oder Lieferung aufgeführt werden.
Das heißt: Die Umsatzsteuerpflicht bezieht sich immer auf die gesamte Leistung, nicht nur auf den noch offenen Restbetrag.
Diese Logik bildet auch die E-Rechnung technisch ab: In der XML-Struktur steht für Voraus- oder Abschlagszahlungen das Feld <TotalPrepaidAmount> zur Verfügung. Dort muss ein Bruttobetrag angegeben werden. Nur so bleibt die Rechnung regelkonform und maschinenlesbar.
Wie geht es richtig?
Der gleiche Fall – diesmal korrekt dargestellt:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 1.900 € |
Bruttobetrag | 11.900 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 10.05.2024, Rechnung Nr. 2024-185, bereits bezahlt | -3.570 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 15.02.2023, Rechnung Nr. 2023-098, bereits bezahlt | -2.380€ |
Zu zahlender Restbetrag | 5.950 € |
So muss eine korrekte Schlussrechnung aussehen: Die Umsatzsteuer wird immer auf den gesamten Nettobetrag berechnet. Bereits gezahlte Abschläge (brutto!) werden vom Bruttobetrag abgezogen.
Abschlagszahlungen müssen mit Datum, Rechnungsnummer und Betrag genau aufgelistet werden.
Wie sieht eine Musterrechnung mit Abschlagszahlungen aus?
Damit Sie es leichter haben, haben wir eine Musterrechnung mit zwei Abschlagszahlungen erstellt. Diese Musterrechnung besteht die Validierung im Rechnungshub problemlos und kann sofort als E-Rechnung angelegt werden. Daran können Sie sich orientieren:
Unser Fazit
Abschlagszahlungen sind ein normaler Teil vieler Projekte – besonders im Bau- oder Dienstleistungssektor. Doch in einer Schlussrechnung dürfen sie nur vom Bruttobetrag abgezogen werden.
Wenn Rechnungshub einen Fehler meldet, dann macht es einfach seinen Job: Es sorgt dafür, dass Ihre E-Rechnung rechtskonform und maschinenlesbar.
Wichtig dabei: Rechnungshub erwartet bei Abschlagszahlungen den Bruttobetrag. Wird stattdessen ein Nettobetrag angegeben, erkennt das System die Rechnung nicht mehr korrekt – Beträge werden falsch zugeordnet oder falsch berechnet.
Aktualisiert am 7. November 2025.
