Wie wandle ich eine PDF-Rechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung um?
- Mina Smolej
- 7. Nov. 2025
- 4 Min. Lesezeit
Viele Unternehmen möchten ihre bestehenden Abläufe nicht ändern – sei es, weil nur wenige Kunden eine E-Rechnung verlangen, weiterhin viele Privatkunden bedient werden oder eine komplette Systemumstellung schlicht nicht sinnvoll ist.
Genau hier setzt Rechnungshub an: Statt neue Prozesse einzuführen, können Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen einfach weiterverwenden und in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln.
In diesem FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema „PDF-Rechnung in ZUGFeRD konvertieren“ – von der technischen Umsetzung über die Funktionsweise unserer KI bis hin zu den Unterschieden zwischen ZUGFeRD und XRechnung.
Inhaltsverzeichnis
Wie funktioniert die Konvertierung einer PDF-Rechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung?
Mit Rechnungshub konvertieren Sie eine PDF-Rechnung in drei einfachen Schritten in eine ZUGFeRD-Datei:
1. PDF-Rechnung hochladen
Laden Sie Ihre PDF-Rechnung im Rechnungshub-Portal hoch.
Unsere KI liest alle relevanten Rechnungsdaten aus und stellt sie übersichtlich in einem Formular dar. So können Sie jede Angabe vor der Konvertierung prüfen.
2. Angaben prüfen und korrigieren
Das Portal weist Sie automatisch auf fehlende oder fehlerhafte Angaben hin. Sie sehen genau, welche Felder ergänzt oder angepasst werden müssen, damit die Rechnung den E-Rechnungsstandards entspricht.
3. ZUGFeRD erstellen
Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Ihre E-Rechnung erstellen und als ZUGFeRD herunterladen.
Wie arbeitet die KI von Rechnungshub?
Die KI von Rechnungshub ist darauf ausgelegt, PDF-Rechnungen unabhängig von Layout, Sprache oder Aufbau zuverlässig auszulesen. Nach dem Upload erkennt sie zunächst automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt und wie komplex die Rechnung aufgebaut ist.
Anschließend werden die relevanten Inhalte wie Absender, Empfänger, Rechnungsdaten und Positionen strukturiert erfasst und in ein übersichtliches Formular übertragen. So können Sie alle Angaben vor der Konvertierung prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Auch bei mehrseitigen Rechnungen, unterschiedlichen Sprachen oder ungewöhnlichen Layouts stellt die KI sicher, dass die Daten vollständig und korrekt für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung übernommen werden.
Mehr zur Funktionsweise unserer KI lesen Sie im Blogbeitrag "Wie liest die KI PDF-Rechnungen aus?"
Was ist eine ZUGFeRD-Datei?
ZUGFeRD ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das:
eine visuelle PDF-Rechnung
und strukturierte XML-Daten
in einer einzigen Datei kombiniert.
Die PDF wird von Rechnungshub im Format PDF/A-3 gespeichert, sodass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Was ist das PDF/A-3-Format?
PDF/A-3 ist ein Archivformat mit folgenden Eigenschaften:
langfristig lesbar
nicht nachträglich veränderbar
erlaubt das Einbetten strukturierter Daten (z. B. XML)
Dadurch eignet es sich ideal für ZUGFeRD-Rechnungen.
Welches ZUGFeRD-Profil unterstützt Rechnungshub?
Rechnungshub unterstützt ZUGFeRD Version 2.3 und stellt sicher, dass die erzeugten Dateien normkonform und prüfsicher sind.
Bleibt meine PDF-Rechnung beim ZUGFeRD-Export unverändert?
Mit Rechnungshub bleibt Ihre ursprüngliche PDF vollständig erhalten – inklusive Layout, Logo, Werbebanner und Formatierung. Anders als viele andere Tools wird Ihre Rechnung nicht in ein tabellarisches Format konvertiert, sondern nur um die maschinenlesbaren XML-Daten ergänzt. So sehen Sie und Ihre Kunden die Rechnung weiterhin genauso wie das Original, während sie gleichzeitig den Anforderungen der ZUGFeRD-Rechnung entspricht.
Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Datei?
ZUGFeRD-Dateien:
haben die Endung .pdf
enthalten zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten
sind oft mit „ZUGFeRD“ im Dateinamen oder in den Metadaten gekennzeichnet
Bei Rechnungshub werden ZUGFeRD-Rechnungen mit der Endung …zugferd.pdf gespeichert.
Wie ist der Dateiname einer ZUGFeRD-Rechnung bei Rechnungshub aufgebaut?
Damit ZUGFeRD-Rechnungen eindeutig zugeordnet und leicht wiedergefunden werden können, verwendet Rechnungshub eine einheitliche Dateibenennung.
Beim Speichern oder Herunterladen wird der Dateiname automatisch nach folgendem Schema aufgebaut:
Rechnungsnummer_Rechnungsdatum_Käufer_zugferd.pdf
So erkennen Sie bereits am Dateinamen die wichtigsten Informationen zur Rechnung. Der Zusatz _zugferd macht außerdem sofort deutlich, dass es sich um eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung handelt.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung:
reines XML-Format
keine visuelle Darstellung
häufig von Behörden gefordert
ZUGFeRD:
PDF mit eingebetteten XML-Daten
sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar
ideal für Unternehmen, die PDF und E-Rechnung kombinieren möchten
Welche Unternehmen fordern typischerweise ZUGFeRD?
ZUGFeRD wird häufig genutzt von:
Unternehmen im B2B-Bereich
Mittelständischen Betrieben
Geschäftspartnern, die weiterhin PDF-Rechnungen möchten, aber strukturierte Daten benötigen
Warum fordern Unternehmen die ZUGFeRD-Rechnung?
Viele Unternehmen fordern ZUGFeRD-Rechnungen, weil sie damit strukturierte Rechnungsdaten und eine lesbare PDF in einer Datei erhalten. So können Rechnungen automatisiert verarbeitet werden, ohne dass auf die visuelle Darstellung verzichtet werden muss.
ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die:
E-Rechnungen automatisiert in ihr ERP- oder Buchhaltungssystem einlesen
gleichzeitig eine klassische PDF zur Prüfung, Archivierung oder Weitergabe benötigen
sowohl B2B- als auch B2G-Rechnungen empfangen
schrittweise von PDF auf E-Rechnung umstellen möchten
Für viele Empfänger ist ZUGFeRD daher ein praxisnaher Kompromiss zwischen technischer Automatisierung und gewohnten Prozessen.
Fazit
Mit Rechnungshub können Sie PDF-Rechnungen einfach, sicher und normkonform in ZUGFeRD umwandeln. Die Kombination aus KI-gestützter Datenerkennung, intelligenter Validierung und klarer Benutzerführung sorgt dafür, dass auch komplexe Rechnungen zuverlässig verarbeitet werden – ohne manuellen Aufwand.
