Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Datei?

ZUGFeRD-Dateien haben die Dateiendung .pdf und enthalten zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei, die in das PDF eingebettet ist. In diesem Blogbeitrag werden drei Möglichkeiten erklärt, eine ZUGFeRD-Datei zu identifizieren.

Inhaltsverzeichnis

Über den Dateinamen

Über einen Standard-PDF-Reader

Über das Rechnungshub-Portal

Über den Dateinamen

Häufig enthält der Dateiname bereits einen Hinweis auf ZUGFeRD. Beispielsweise werden bei Rechnungshub ZUGFeRD-Rechnungen mit der Endung zugferd.pdf gespeichert:

Über einen Standard-PDF-Reader

Sie können eine ZUGFeRD-Datei auch direkt in einem PDF-Reader erkennen:

• Öffnen Sie die PDF-Datei in einem Standard-Reader (z. B. Adobe Acrobat oder Foxit).

• Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol.

• Dort wird die eingebettete XML-Datei angezeigt.

• Diese können Sie per Rechtsklick speichern und anschließend mit einem Texteditor öffnen.

Über die Dateianhänge (Büroklammer-Symbol) im PDF-Reader lässt sich das eingebettete ZUGFeRD-XML identifizieren und exportieren.

Über das Rechnungshub-Portal

Sie können die Datei auch über unser Portal prüfen:

• Laden Sie die PDF-Datei als Eingangsrechnung in das Rechnungshub-Portal hoch.

• Wenn es sich um eine ZUGFeRD-Datei handelt, wird dies in der Spalte „Dokumente“ angezeigt.

• Andernfalls erscheint dort lediglich „PDF“.

Automatische Erkennung im Rechnungshub-Portal: Das System zeigt Ihnen direkt an, ob es sich um ein ZUGFeRD-Dokument handelt.

Keine ZUGFeRD-Datei?

Wenn Ihre Prüfung zeigt, dass es sich lediglich um ein Standard-PDF handelt, muss die Datei für die E-Rechnungspflicht umgewandelt werden. Wie Sie dafür die passende PDF-Konverter-Software auswählen, erklären wir in unserem Software-Ratgeber.