Warum dürfen Abschlagszahlungen nicht vom Nettobetrag abgezogen werden?
- Mina Smolej
- 27. Juni 2025
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 27. Nov. 2025
In der Praxis erleben wir es immer wieder: Abschlagszahlungen werden vom Nettobetrag einer Schlussrechnung abgezogen, die Umsatzsteuer wird dann nur auf den verbleibenden Rest berechnet.
Das ist allerdings nicht korrekt – weder steuerlich noch technisch. Wer eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen möchte, muss hier aufpassen.
In diesem Beitrag erklären wir, warum diese Methode problematisch ist, wie es richtig geht und worauf Sie beim Ausweis von Abschlägen achten müssen.
Inhaltsverzeichnis
Was passiert, wenn Abschlagszahlungen vom Netto- bzw. Bruttobetrag abgezogen werden?
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Bauunternehmen stellt eine Schlussrechnung über 10.000 € netto. Zuvor hat es zwei Abschlagszahlungen in Höhe von 4.000 € netto erhalten.
Der Geschäftsführer führt die Abschlagszahlungen fälschlicherweise vom Nettobetrag ab:
Position | Betrag |
Gesamt-Nettobetrag | 10.000 € |
abzgl. Abschlagszahlungen | 4.000 € |
Rest-Nettobetrag | 6.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 1.140 € |
Bruttobetrag | 7.140 € |
Der gleiche Fall – diesmal zieht der Geschäftsführer die Abschlagszahlungen korrekt vom Bruttobetrag ab:
Position | Betrag |
Nettobetrag | 10.000 € |
zzgl. 19% Umsatzsteuer | 1.900 € |
Bruttobetrag | 11.900 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 10.05.2024, Rechnung Nr. 2024-185, bereits bezahlt | 3.570 € |
abzgl. Abschlagszahlung vom 15.02.2023, Rechnung Nr. 2023-098, bereits bezahlt | 1.190 € |
Zahlbetrag | 7.140 € |
In beiden Fällen ist der Zahlbetrag gleich und es werden insgesamt 1.900 € Umsatzsteuer abgeführt.
Warum ist das erste Szenario trotzdem falsch?
Nach dem Umsatzsteuergesetz muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten, wenn Vorauszahlungen oder Abschläge geleistet wurden:
Jede geleistete Vorauszahlung
Den Bruttobetrag dieser Vorauszahlung
Die darauf entfallende Umsatzsteuer
Abschlagszahlungen direkt vom Nettobetrag abzuziehen verstößt gegen gesetzliche Vorschriften und ist steuerlich nicht korrekt.
Es geht dabei vor allem um korrekte Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Das Finanzamt erwartet, dass alle Beträge eindeutig ausgewiesen sind.
Ihr Kunde braucht daher einen einzigen Beleg, der alle erforderlichen Informationen enthält. Damit kann er gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass auf die bereits geleisteten Vorauszahlungen die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wurde.
Was muss ich bei Abschlagszahlungen beachten?
So muss eine korrekte Schlussrechnung aussehen: Die Umsatzsteuer wird immer auf den gesamten Nettobetrag berechnet. Bereits gezahlte Abschläge (brutto!) werden vom Bruttobetrag abgezogen.
Abschlagszahlungen müssen mit Datum, Rechnungsnummer und Bruttobetrag genau aufgelistet werden:
Wie werden Abschlagszahlungen in Rechnungshub erfasst?
Abschlagszahlungen werden zuverlässig von unserer KI erkannt und unter "Vorauszahlungen" erfasst:
Wie werden Abschlagszahlungen in der XRechnung hinterlegt?
Diese Logik bildet auch die E-Rechnung technisch ab. In der XML-Struktur steht für Voraus- oder Abschlagszahlungen das Feld <TotalPrepaidAmount> zur Verfügung:
Dort muss ein Bruttobetrag angegeben werden. Nur so bleibt die Rechnung regelkonform und maschinenlesbar.
Unter <InvoiceReferencedDocument> werden Abschlagsrechnungen mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum hinterlegt:
Wie sieht eine Musterrechnung mit Abschlagszahlungen aus?
Damit Sie es leichter haben, haben wir eine Musterrechnung mit zwei Abschlagszahlungen erstellt. Diese Musterrechnung besteht die Validierung im Rechnungshub problemlos und kann sofort als E-Rechnung angelegt werden. Daran können Sie sich orientieren:
Aktualisiert am 27. November 2025.
