Warum darf eine Rechnungsnummer nur einmal verwendet werden?
- Mina Smolej
- vor 1 Tag
- 2 Min. Lesezeit
Jede Rechnung braucht eine eigene Nummer – und zwar eine, die nur einmal vergeben wird. Das ist keine technische Anforderung unserer Software, sondern gesetzlich vorgeschrieben.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum jede Rechnung eine eindeutige Nummer braucht, was das Umsatzsteuergesetz dazu sagt und warum doppelte Rechnungsnummern in Rechnungshub automatisch beanstandet werden.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die gesetzliche Grundlage?
Laut § 14 Abs. 4 Nr. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss jede Rechnung eine fortlaufende und einmalig vergebene Nummer enthalten. Diese Rechnungsnummer muss eindeutig einem Vorgang zugeordnet werden können.
Konkret heißt das: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal verwendet werden.
Was bedeutet das für Rechnungshub?
Wenn Sie eine Fehlermeldung sehen wie: „Für die Rechnungsnummer XY existiert bereits eine validierte E-Rechnung.“, ist das ein Hinweis auf einen gesetzlichen Verstoß.
Unsere Software prüft die Einhaltung dieser Vorgabe automatisch. So helfen wir Ihnen, rechtskonforme Rechnungen zu erstellen.
Was tun bei abgelehnter oder fehlerhafter Rechnung?
Wenn eine bereits versendete Rechnung fehlerhaft war und vom Empfänger abgelehnt wurde, darf sie nicht einfach geändert und erneut versendet werden. Das wäre ein Verstoß gegen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
So gehen Sie korrekt vor:
Stornorechnung erstellen: Erstellen Sie eine Stornorechnung, die die fehlerhafte Rechnung vollständig aufhebt. Diese muss sich klar auf die ursprüngliche Rechnungsnummer beziehen (z. B. „Stornierung der Rechnung Nr. 2024-017“).
Neue, korrekte Rechnung schreiben: Schreiben Sie eine neue Rechnung mit einer neuen, fortlaufenden Rechnungsnummer, die alle korrekten Angaben enthält.
Warum ist es wichtig, diese Gesetze einzuhalten?
Ohne eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer ist die Rechnung formal fehlerhaft und kann vom Empfänger oder Finanzamt abgelehnt werden.
Bei einer Steuerprüfung muss jede Rechnung lückenlos nachvollziehbar sein. Mehrfach vergebene Rechnungsnummern werfen Fragen auf.
Auch Buchhaltungssoftware erwartet, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird. Doppelte Nummern können Fehler verursachen oder die Verarbeitung der Rechnung blockieren.
Nur mit Stornorechnung plus neuer Rechnung bleibt die Buchführung transparent, nachvollziehbar und gesetzeskonform – auch für Einzelunternehmer.
Fazit
Die eindeutige Rechnungsnummer mag wie eine lästige Formalität wirken, ist aber gesetzlich vorgeschrieben und unverzichtbar für eine transparente und sichere Buchhaltung. Mit der richtigen Vorgehensweise – inklusive Stornorechnung bei Fehlern – erfüllen Sie die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und der GoBD. So vermeiden Sie Ärger bei Prüfungen.
