Was ist die europäische Norm EN 16931?
- Mina Smolej
- 3. März
- 3 Min. Lesezeit
Die EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen bzw. E-Rechnungen. Sie legt fest, wie Rechnungsdaten strukturiert werden und wie sie zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können.
Der Standard wurde vom European Committee for Standardization entwickelt. Er beschreibt, welche Daten eine Rechnung mindestens enthalten muss und wie diese Informationen zu verstehen sind. Mit anderen Worten: Die Norm legt die wichtigsten Kernelemente jeder Rechnung fest.
Der Zweck der Norm ist klar: Unternehmen und Behörden sollen E-Rechnungen in ganz Europa einheitlich und automatisch austauschen können – unabhängig davon, welche Software sie verwenden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die EN 16931 E-Rechnungen standardisiert, welche Kerndaten eine Rechnung enthalten muss und welche Formate und nationalen Varianten in der Praxis verwendet werden.
Inhaltsverzeichnis
Wie ist die E-Rechnung aufgebaut?
Elektronische Rechnungen nach der EN 16931 bestehen aus strukturierten Datenfeldern. Technisch basieren sie auf XML, einem standardisierten Format zur Darstellung von Daten.
Jede Information einer Rechnung wird einem fest definierten XML-Element zugeordnet. So wird beispielsweise die Postleitzahl in einem eigenen Feld namens <PostcodeCode> gespeichert:
Die einzelnen Felder sind hierarchisch organisiert. Die Postleitzahl gehört beispielsweise zur Anschrift des Käufers, die in XML als <PostalTradeAddress> bezeichnet wird:
Und die Anschrift des Käufers ist wiederum Teil des gesamten Datenblocks für den Rechnungsempfänger, der in XML <BuyerTradeParty> heißt:
Diese klare Struktur sorgt dafür, dass Software die Daten eindeutig interpretieren kann.
Welche Formate nutzt die EN 16931?
Die EN 16931 legt fest, welche Daten eine elektronische Rechnung enthalten muss.
Für die technische Umsetzung gibt es in Europa zwei „Sprachen“, in denen die Rechnungsinformationen ausgedrückt werden:
Universal Business Language (UBL)
Cross Industry Invoice (CII)
Beide Sprachen enthalten dieselben Rechnungsinformationen, unterscheiden sich jedoch in der technischen XML-Struktur.
Die XRechnung in Deutschland nutzt CII, während im Peppol-Netzwerk häufig UBL verwendet wird.
Was ist die EN 16931 Core Invoice?
Die Kernrechnung bildet das Herzstück der EN 16931. Sie besteht aus zwei zentralen Teilen:
1. Pflichtfelder
Die Norm legt fest, welche Informationen eine elektronische Rechnung mindestens enthalten muss und wie diese strukturiert sind. Dazu gehören zum Beispiel:
Rechnungsnummer und -datum
Angaben zum Lieferanten
Angaben zum Kunden
Rechnungsposten
Gesamtbeträge
Zahlungsbedingungen
Steuerdetails
2. Geschäftsregeln
Neben den Pflichtfeldern definiert die Norm Regeln, wie die Daten
zusammenpassen müssen, damit die Rechnung korrekt ist. Beispiele:
Die Gesamtsumme der Rechnung muss sich korrekt aus den einzelnen Positionen berechnen lassen.
Enthält eine Rechnung Mehrwertsteuer, muss auch der entsprechende Steuersatz angegeben werden.
Wird ein Skonto gewährt, muss auch das Fälligkeitsdatum des Skontos hinterlegt sein.
Diese Regeln sorgen dafür, dass Rechnungen mathematisch und logisch korrekt sind, noch bevor ein Mensch sie prüft.
Fehlt ein Pflichtfeld oder verletzt eine Rechnung eine Regel, gilt sie nicht als normkonform. In der Praxis weist das Empfängersystem die Rechnung automatisch zurück. Der Absender erhält eine Fehlermeldung, und die Rechnung gilt rechtlich als nicht zugestellt.
Nur Rechnungen, die alle Pflichtfelder und Geschäftsregeln erfüllen, lassen sich vollständig automatisiert verarbeiten.
Gibt es Varianten der EN 16931?
Viele Länder und Branchen passen die Norm an ihre eigenen Anforderungen an. Dafür existieren zwei Mechanismen:
Eine CIUS – Core Invoice Usage Specification präzisiert die Norm und legt fest, welche Felder verpflichtend oder optional sind.
Beispiele:
Die XRechnung in Deutschland verlangt die Leitweg-ID, damit Behörden Rechnungen korrekt zuordnen können.
Peppol BIS Billing 3.0 definiert Regeln für den europaweiten Austausch im Peppol-Netzwerk.
ebInterface in Österreich enthält zusätzliche Anforderungen für Rechnungen an den Bund.
Extensions erweitern die Rechnung um zusätzliche Datenfelder, die über den Normkern hinausgehen.
Beispiele:
Patienten- oder Versicherungsnummern für Rechnungen an Krankenkassen.
Gesprächsminuten, Datennutzung oder Rufnummernzuordnung für Telefon- oder Internetrechnungen.
Flächenangaben, Mietobjekt-IDs oder Vertragsreferenzen für Miet- oder Nebenkostenabrechnungen.
Was sind die Vorteile einer gemeinsamen Norm?
Eine einheitliche Rechnungsstruktur bringt mehrere praktische Vorteile:
Schnellere Rechnungsprozesse: Systeme können Rechnungen automatisch einlesen, prüfen und verbuchen. Unternehmen müssen die Daten nicht mehr manuell erfassen.
Weniger Fehler: Der Standard gibt eine klare Struktur vor. Dadurch sinkt das Risiko für fehlende oder falsche Angaben. Enthält eine Rechnung beispielsweise keine Rechnungsnummer, weist das System sie automatisch zurück.
Rechtssicherheit: Die Norm hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen einzuhalten. So schreibt sie beispielsweise vor, dass Anzahlungen als Bruttobetrag angegeben werden.
Nahtloser Austausch: Unternehmen können Rechnungen zwischen Ländern und unterschiedlichen Systemen austauschen, ohne eigene Formate entwickeln zu müssen.
