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Was ist die Käuferreferenz und wann ist sie ein Pflichtfeld?

Aktualisiert: vor 12 Stunden


Die Käuferreferenz ist eine eindeutige Referenz, die der Käufer vorab festlegt. Sie dient dazu, die Rechnung beim Empfänger eindeutig zuzuordnen und interne Abläufe zu erleichtern.


Inhaltsverzeichnis



Wie wird die Käuferreferenz in einer E-Rechnung hinterlegt?


Die Käuferreferenz belegt das Feld BT-10. In der XML-Datei einer E-Rechnung finden Sie sie unter BuyerReference:




Was sind typische Bezeichnungen?


Oft entspricht die Käuferreferenz einer der folgenden Angaben:


  • Projektnummer

  • Projektname

  • Vertragsnummer

  • Lieferscheinnummer

  • Kostenstelle

  • Vorgangsnummer

  • Auftragsbezeichnung

  • Leitweg-ID (siehe nachfolgend)


Eine Käuferreferenz muss nicht zwingend eine Nummer sein. Auch eine Projektbeschreibung, ein Auftragstitel oder eine andere eindeutige Bezeichnung kann als Käuferreferenz verwendet werden. Das kann zum Beispiel eine Bezeichnung wie "Website Relaunch 2026" oder "Bauvorhaben Standesamt Hertlach" sein:


Das Feld "Käuferreferenz" kann Projektnummer, Vertragsnummer, Vorgangsnummer, Kostenstelle usw. enthalten.
Im Portal befindet sich die "Käuferreferenz" im Abschnitt "Rechnungsdetails".


Wann ist die Käuferreferenz ein Pflichtfeld?


Die Käuferreferenz selbst ist grundsätzlich kein Pflichtfeld. Sie kann aber für die interne Zuordnung der Rechnung beim Empfänger wichtig sein.


Bei Rechnungen an Behörden gilt eine Besonderheit: Hier ist die Angabe einer Leitweg-ID verpflichtend. Die Leitweg-ID wird im E-Rechnungsstandard ebenfalls im Feld BT-10 (BuyerReference) übertragen.

In Rechnungshub wird die Leitweg-ID separat erfasst. Aktivieren Sie dazu unter "Käufer" die Option "Behördenrechnung". Anschließend wird das Feld "Käuferreferenz" aus den Rechnungsdetails in den Abschnitt "Käufer" verschoben. Dort können Sie die erforderliche Leitweg-ID eingeben:


Screenshot zeigt, wie die Leitweg-ID im Portal unter Käufer aktiviert wird, nachdem die Option Behördenrechnung eingeschaltet wurde.
Für Behördenrechnungen wird das Datenfeld "Käuferreferenz" durch das Datenfeld "Leitweg-ID" ersetzt.

Mehr dazu lesen Sie im Blogbeitrag: Was ist die Leitweg-ID?



Wie viele Referenzen kann ich einfügen?


Die Käuferreferenz ist ein Freifeld, das beliebig viele Zeichen aufnehmen kann. Sie können dieses Feld daher auch nutzen, um mehrere Referenzen zu kombinieren. Achten Sie dabei darauf, dass die Formatierung mit den Vorgaben Ihres Rechnungsempfängers übereinstimmt.


Screenshot zeigt das Freifeld der Käufer-Referenz im Portal, das beliebig viele Zeichen aufnehmen kann und die Eingabe mehrerer Referenzen erlaubt.
Wie Sie die Referenzen im Feld angeben – ob mit oder ohne Label, durch Kommas, Striche oder Leerzeichen getrennt – bleibt Ihnen überlassen.


Wie unterscheidet sich die Käuferreferenz von der Bestellnummer?


Die Käuferreferenz dient der internen Zuordnung einer Rechnung beim Empfänger, während die Bestellnummer eine konkrete Bestellung oder einen Auftrag referenziert. Sie entspricht folgenden Angaben:


  • Bestell-ID

  • Bestellung XY

  • Purchase Order (PO)

  • Auftragsnummer


Mehr dazu lesen Sie im Blogbeitrag: „Was gehört in das Feld Bestellnummer?“


Aktualisiert am 25. August 2026



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