Was ist die GLN-Nummer und wofür wird sie in der E-Rechnung verwendet?
Die Global Location Number (GLN) ist eine weltweit eindeutige, 13-stellige Zahl. Sie wird verwendet, um Unternehmen, Standorte oder andere Einheiten zu identifizieren.
In der E-Rechnung dient sie als Käuferkennung und hilft dabei, Rechnungen eindeutig dem richtigen Unternehmen oder Standort zuzuordnen.
Inhaltsverzeichnis
Kann ein Unternehmen mehrere GLN-Nummern haben?
Ja, ein Unternehmen kann mehrere GLN-Nummern haben. Die EDEKA-Gruppe umfasst rund 11.000 Filialen. Eine einzelne EDEKA-Filiale, beispielsweise EDEKA Rhein-Ruhr, kann mehrere GLNs haben:
Eingangsrechnungen & Verwaltung: 4010185000003
Warenannahme & Hauptrampe: 4010185000102
Leergutabwicklung & Pfandlager: 4010185000904
Bei einer so großen Unternehmensgruppe kommen dadurch schnell mehrere tausend unterschiedliche GLNs zusammen.
Wie wird die GLN in einer E-Rechnung hinterlegt?
Die GLN wird in einer E-Rechnung im Feld BT-46 als Käuferkennung hinterlegt. In der XML-Datei finden Sie sie unter BuyerTradeParty als GlobalID.
Für die GLN wird die schemeID "0088" verwendet.
Welche Bezeichnungen gibt es für die GLN?
Typische Bezeichnungen sind:
GLN
GLN-Nummer
Global Location Number
Standort-ID
Filialnummer
Filialcode
Niederlassungsnummer
Eine GLN ist immer 13-stellig. Diese feste Struktur hilft der Rechnungshub-KI bei der Erkennung. Eine kurze Filialnummer wie 145 wird beispielsweise nicht als GLN erkannt.
Wann wird eine Kundennummer oder eine GLN verwendet?
Sowohl die Kundennummer als auch die GLN können als Käuferkennung in BT-46 verwendet werden. Rechnungshub erkennt beide Nummern und zeigt sie im Formular an.
Da die E-Rechnungsspezifikation für BT-46 nur eine Käuferkennung in der XML-Datei vorsieht, wird bei Rechnungshub standardmäßig die GLN übernommen, wenn beide Nummern vorhanden sind. Die Kundennummer wird in diesem Fall nicht in die E-Rechnung übertragen.
Möchten Sie die Kundennummer statt der GLN übermitteln, löschen Sie die GLN aus dem Formular. Anschließend wird die Kundennummer in die XML-Datei übernommen.
Wann ist die GLN erforderlich?
Nach der EN 16931 ist die Angabe einer GLN nicht verpflichtend. In der Praxis erleben wir jedoch regelmäßig, dass größere Unternehmen die GLN für die Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen verlangen.
Ein gutes Beispiel ist EDEKA: Bei einer Unternehmensgruppe mit rund 11.000 Filialen kann eine GLN dabei helfen, eine Rechnung eindeutig der richtigen Filiale, dem richtigen Standort oder dem zuständigen Bereich zuzuordnen. Für solche Unternehmen ist die GLN deshalb besonders wichtig, um Eingangsrechnungen automatisch weiterzuleiten und zu verarbeiten.
