Wie erstelle ich E-Rechnungen für das Ausland?
- Mina Smolej
- 30. Aug.
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 8. Sept.
Verkaufen Sie als deutsches Unternehmen Waren oder Dienstleistungen ins Ausland – ob innerhalb der EU oder weltweit – gelten besondere Rechnungsregeln, die sich auch in E-Rechnungen widerspiegeln.
In diesem Beitrag erklären wir die gesetzlichen Grundlagen, die Pflichtangaben einer Auslandsrechnung und wie Sie in Rechnungshub Auslandsrechnungen richtig einstellen und in ein E-Rechnungsformat überführen.
Inhaltverzeichnis
Auslandsrechnungen richtig einordnen
Bei Auslandsrechnungen kommt es vor allem auf zwei Faktoren an:
Verkaufen Sie Waren oder Dienstleistungen?
Sitzt Ihr Geschäftskunde in der EU oder im Nicht-EU-Ausland?
Daraus ergeben sich drei typische Fälle:
Umkehrung der Steuerschuld: Dienstleistungen im Ausland
Innergemeinschaftliche Lieferung: Warenlieferungen innerhalb der EU
Export: Warenlieferungen außerhalb der EU
Haben Sie den passenden Fall bestimmt, öffnen Sie in Rechnungshub im Bereich Rechnungsdetails das Feld MwSt.-Behandlung. Dort finden Sie die drei Fälle im Dropdown-Menü und können die passende Einstellung auswählen:
Umkehrung der Steuerschuld
Gesetzliche Grundlagen:
Dienstleistungen an Unternehmer im Ausland sind für den deutschen Anbieter steuerfrei. In der Rechnung werden 0 % MwSt. ausgewiesen, der Empfänger schuldet die Steuer – in der EU über das Reverse-Charge-Verfahren, in Drittländern nach den dortigen Vorschriften.
Praxisbeispiele:
Ein IT-Dienstleister in Berlin stellt Entwicklungsleistungen für ein Unternehmen in Spanien in Rechnung.
Eine deutsche Unternehmensberatung erbringt Beratungsleistungen für einen Kunden in China.
Länderübersicht:
Gilt für alle Länder außerhalb Deutschlands (EU + Drittland), wenn der Kunde Unternehmer ist.
Pflichtangaben:
Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei EU-Staaten und "Leistung nicht steuerbar in Deutschland, da Leistungsort im Drittland" für Drittländer.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von beiden Parteien, bei Drittländern ggf. lokale VAT- oder Business-ID des Kunden.
Alle Rechnungspositionen als Nettobeträge mit 0 % MwSt.
Einstellung in Rechnungshub:
Wählen Sie in den Rechnungsdetails im Feld MwSt.-Behandlung die Option „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“. Rechnungshub setzt daraufhin automatisch den richtigen Hinweis und Code in die E-Rechnung.
Das Portal prüft außerdem:
ob beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. VAT- oder Business-ID vorhanden sind – und meldet, wenn etwas fehlt.
ob alle Rechnungspositionen korrekt als Nettobeträge mit 0 % MwSt ausgewiesen sind.
Innergemeinschaftliche Lieferung (EU-Warenverkehr)
Gesetzliche Grundlagen:
Warenlieferungen an Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat sind steuerfrei, wenn beide Parteien eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben und die Ware nachweislich in den anderen Mitgliedstaat gelangt.
Praxisbeispiele:
Ein deutscher Automobilzulieferer liefert Komponenten an einen Hersteller in Frankreich.
Ein Chemieunternehmen aus Leipzig exportiert Vorprodukte nach Polen.
Länderübersicht:
Gilt für alle 27 EU-Mitgliedstaaten.
Pflichtangaben:
Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Lieferant und Kunde
Alle Rechnungspositionen als Nettobeträge mit 0 % MwSt.
Nachweis der Warenbewegung, z. B. Lieferschein oder Spediteurbescheinigung
Einstellung in Rechnungshub:
Wählen Sie in den Rechnungsdetails im Feld MwSt.-Behandlung aus dem Dropdown-Menü die Option „Innergemeinschaftliche Lieferung im Europäischen Wirtschaftsraum (EEA)“. Rechnungshub setzt daraufhin automatisch den richtigen Hinweis und Code in die E-Rechnung.
Das Portal prüft außerdem:
ob beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorhanden sind – und meldet, wenn etwas fehlt.
ob alle Rechnungspositionen korrekt als Nettobeträge mit 0 % MwSt. ausgewiesen sind.
Den Nachweis der Warenbewegung, zum Beispiel den Lieferschein, können Sie der E-Mail zusätzlich zur E-Rechnung als Anhang beifügen. Mehr dazu finden Sie im Blogbeitrag: Wie kann ich meiner E-Rechnung Dokumente anhängen?
Export in Drittländer (außerhalb der EU)
Gesetzliche Grundlagen:
Warenlieferungen in Nicht-EU-Staaten sind steuerfrei, sofern ein Ausfuhrnachweis, z. B. Zollunterlagen, vorliegt.
Praxisbeispiele:
Ein deutscher Maschinenbauer liefert Ersatzteile an einen Kunden in London.
Ein Spenglerbetrieb aus Stuttgart fertigt ein maßgefertigtes Geländer für einen Bauunternehmer in der Schweiz.
Länderübersicht:
Gilt für alle Nicht-EU-Staaten.
Pflichtangaben:
Hinweis auf Steuerbefreiung, z. B. „steuerfreie Ausfuhrlieferung“
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
Alle Rechnungspositionen als Nettobeträge mit 0 % MwSt
Ausfuhrnachweis, z. B. Zollunterlagen oder elektronische Ausfuhrbelege
Einstellung in Rechnungshub:
Wählen Sie in den Rechnungsdetails im Feld MwSt.-Behandlung die Option „Export außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EEA)“. Rechnungshub setzt daraufhin automatisch den richtigen Hinweis und Code in die E-Rechnung.
Das Portal prüft außerdem:
ob Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen ist – und meldet, wenn sie fehlt
ob alle Rechnungspositionen korrekt als Nettobeträge mit 0 % MwSt. ausgewiesen sind.
Den Nachweis der Warenbewegung, zum Beispiel die Zollunterlagen, können Sie der E-Mail zusätzlich zur E-Rechnung als weiteren Anhang hinzufügen. Mehr dazu finden Sie im Blogbeitrag: Wie kann ich meiner E-Rechnung Dokumente anhängen?
Wichtige Hinweise
Wir sind keine Steuerberater. Unsere Expertise liegt in der Konvertierung von PDF-Rechnungen in E-Rechnungen.
Wenn Sie sich genauer informieren möchten, wie die Versteuerung im Ausland funktioniert, schauen Sie am besten direkt auf dem offiziellen EU-Portal vorbei: Your Europe – Taxation. Oder wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Damit Sie die Inhalte auch praktisch nachvollziehen können, haben wir eine Beispiel-PDF-Rechnung vorbereitet, die alle Anforderungen für die Konvertierung in eine E-Rechnung erfüllt. Diese können Sie als Orientierung nutzen.