Kann ich eine PDF-Rechnung in eine XRechnung konvertieren?
- Mina Smolej
- 22. Jan.
- 3 Min. Lesezeit
Ja, mit Rechnungshub können Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen weiterverwenden und in XRechnungen umwandeln.
In diesem FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema „PDF-Rechnung in XRechnung konvertieren“ – von der technischen Umsetzung über die Verarbeitung unterschiedlicher PDF-Typen bis hin zu den Spezifikation einer XRechnung.
Inhaltsverzeichnis
Wie funktioniert die Konvertierung einer PDF-Rechnung in eine XRechnung?
Mit Rechnungshub verwandeln Sie Ihre gewohnte PDF-Rechnung in eine XRechnung. Der Prozess ist in drei Phasen unterteilt:
Auslesen: Sie laden Ihre PDF-Rechnung in das Rechnungshub Portal hoch. Anstatt die Daten mühsam abzutippen, übernimmt unsere KI die Erfassung. Die ausgelesenen Daten werden anschließend in einem Formular angezeigt.
Prüfen: Die XRechnung muss dem EN 16931 Standard folgen. Das Portal überprüft automatisch, ob Ihre XRechnung alle Vorgaben des Standards erfüllt und weist auf fehlende oder fehlerhafte Angaben hin.
Generieren: Nach erfolgreicher Prüfung erzeugt Rechnungshub die finale .xml-Datei. Diese entspricht den Spezifikationen und kann direkt in Portale hochgeladen oder per E-Mail versendet werden.
Unser praktischer Leitfaden PDF-Rechnungen in E-Rechnungen konvertieren bietet einen detaillierten Einstieg in das Thema PDF-Konvertierung.
Für welche Unternehmen ist die PDF-Konvertierung geeignet?
Die Umwandlung von PDF in XRechnung ist ideal für Unternehmen, die
nur wenige E-Rechnungen verschicken, weil zum Beispiel nur wenig Umsatz mit Geschäftskunden erzielt wird.
eine Übergangslösung benötigen, weil sie zum Beispiel auf ein Upgrade ihrer Buchhaltungssoftware warten.
ihre Abläufe beibehalten möchten, weil eine Umstellung zu aufwendig oder teuer wäre.
Wie arbeitet die KI von Rechnungshub?
Die KI agiert wie ein digitaler Übersetzer, der die visuelle Welt der PDFs in die strukturierte Welt der XML-Daten überführt. Dabei geht sie weit über eine einfache Texterkennung (OCR) hinaus:
Semantisches Verständnis: Die KI erkennt den Kontext. Sie erkennt, ob eine Zahl die Umsatzsteuer, der Nettobetrag oder ein Skontosatz ist – völlig unabhängig davon, an welcher Stelle im Dokument diese Information steht.
Strukturierung komplexer Daten: Selbst bei umfangreichen Rechnungen mit hunderten Einzelpositionen oder verschachtelten Tabellen ordnet die KI jede Zeile korrekt zu.
Logische Konsistenzprüfung: Unsere KI „denkt mit“. Sie prüft bereits während des Auslesens, ob die Summen mathematisch stimmig sind und ob Steuersätze korrekt angewendet wurden – eine Grundvoraussetzung für eine fehlerfreie XRechnung.
Mehr zur Funktionsweise unserer KI lesen Sie im Blogbeitrag Wie liest die KI PDF-Rechnungen aus?.
Welche PDF-Rechnungen können konvertiert werden?
Rechnungshub kann grundsätzlich alle gängigen PDF‑Rechnungstypen verarbeiten – sowohl True PDFs (textbasiert) als auch Image‑Only PDFs (gescannte Dokumente). Beide Varianten werden automatisch erkannt und mit dem jeweils passenden Verfahren ausgelesen.
True PDFs liefern dabei die höchste Präzision, während Image‑Only PDFs über OCR zuverlässig in maschinenlesbaren Text umgewandelt werden.
Einen ausführlichen Überblick über die Unterschiede der PDF‑Typen und deren Verarbeitung finden Sie im Blogbeitrag Kann Rechnungshub alle PDF‑Rechnungen auslesen?.
Was ist eine XRechnung?
Im Gegensatz zur ZUGFeRD-Rechnung ist die XRechnung nicht für das menschliche Auge konzipiert, sondern für die automatische Verarbeitung durch Computersysteme:
Codebasiert: Die XML-Datei ist ein digitales Dokument, das aus reinem Text-Code besteht.
Strukturiert: Alle Informationen sind in definierten Tags gespeichert, z. B. steht die Rechnungsnummer zwischen <ram:ID> und </ram:ID>.
Hierarchisch: Die Tags sind wie eine russische Matroschka-Puppe organisiert, z.B. ist die Postleitzahl eingegliedert in Adresse, Adresse ist eingegliedert in die Käuferdaten usw.
Maschinenlesbar: Durch diesen standardisierten Aufbau kann die Datei von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch eingelesen und verarbeitet werden.
