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Warum stimmen die vom Portal berechneten Beträge nicht mit denen auf meiner Rechnung überein?

Aktualisiert: 10. Aug.

Beim Erstellen einer E-Rechnung berechnet Rechnungshub alle Summen automatisch nach den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931. Dabei werden Netto-, Steuer- und Bruttobeträge nach einem festgelegten Schema aus den eingelesenen Rechnungsdaten berechnet.


Stimmen diese berechneten Werte nicht mit den Beträgen überein, die die KI aus Ihrer PDF-Rechnung erkannt hat, erscheint folgende Meldung:


„Die vom Portal berechneten Beträge (Netto und/oder MwSt.) stimmen nicht mit denen auf Ihrer Rechnung überein. Bitte klicken Sie oben in das rot markierte Feld für Details.“


Diese Meldung bedeutet nicht automatisch, dass Ihre Rechnung fehlerhaft ist. In vielen Fällen gibt es eine nachvollziehbare Ursache. Im Folgenden erklären wir die häufigsten Gründe und zeigen, wie Sie diese beheben können.



Inhaltsverzeichnis



Der berechnete Betrag ist bereits richtig


Viele PDF-Rechnungen enthalten mehrere Netto-, Steuer- oder Gesamtbeträge, beispielsweise Zwischensummen, Positionssummen oder tabellarische Gesamtübersichten der Nettobeträge. Die KI erkennt alle diese Beträge, kann jedoch nicht immer eindeutig bestimmen, welcher davon der endgültige Rechnungsbetrag ist. Deshalb weist Rechnungshub vorsorglich auf eine mögliche Abweichung hin.


Lösung: Vergleichen Sie die vom Portal berechneten Beträge mit den Endsummen Ihrer PDF-Rechnung. Sind die Werte identisch, klicken Sie einfach auf den orangefarbenen Button „… € übernehmen“. Die Warnmeldung verschwindet anschließend.


Rechnungshub zeigt eine Fehlermeldung bei einer E-Rechnung, da die KI durch mehrere Nettobeträge irritiert wurde.
Die ursprüngliche Rechnung links enthält mehrere Nettosummen. Die rot umrandeten Felder zeigen die von der KI ausgelesene Nettosumme, die grau umrandeten Felder zeigen die berechnete, korrekte Summe, die auch so in der PDF-Rechnung angezeigt wird.


Der Betrag einer Rechnungsposition stimmt nicht


Wenn der vom Portal berechnete Nettobetrag nicht mit dem Betrag aus Ihrer PDF-Rechnung übereinstimmt, kann eine einzelne Rechnungsposition die Ursache sein. Beispielsweise kann die KI eine Menge oder einen Einzelpreis falsch erkannt haben. Es kann aber auch vorkommen, dass sich bereits in der ursprünglichen PDF-Rechnung ein Rechenfehler befindet.


Lösung: Gehen Sie alle Rechnungspositionen durch und vergleichen Sie die Gesamtbeträge mit Ihrer PDF-Rechnung. So sehen Sie schnell, bei welcher Position die Beträge nicht übereinstimmen.


Vergleich einer PDF-Rechnung mit den im Portal erkannten Rechnungspositionen. Die Menge und der Gesamtbetrag der Position Federringe unterscheiden sich und sind rot markiert.
Die PDF-Rechnung weist 50.000 Stück aus. Gemeint sind jedoch 50 Packungen mit jeweils 1.000 Stück. Das Portal berechnet deshalb zunächst 50.000 × 15,45 € = 772.500,00 € statt 50 × 15,45 € = 772,50 €. Die Menge muss auf 50 angepasst werden.

Vergleich einer PDF-Rechnung mit den im Portal erkannten Rechnungspositionen. Der Gesamtbetrag einer Position unterscheidet sich aufgrund eines Rechenfehlers in der PDF-Rechnung und ist rot markiert.
In der ursprünglichen PDF-Rechnung ist ein Rechenfehler enthalten: 170 Stunden × 28 € ergeben 4.760 € und nicht 476 €. Die PDF-Rechnung muss korrigiert werden.


Vorauszahlungen werden als Nettobeträge ausgewiesen


In einer E-Rechnung werden Vorauszahlungen grundsätzlich als Bruttobeträge berücksichtigt. Manche PDF-Rechnungen weisen Vorauszahlungen jedoch als Nettobeträge aus. Dadurch unterscheiden sich die berechneten Nettosummen.


Lösung: Erfassen Sie Vorauszahlungen immer als Bruttobeträge. Nur so kann eine rechtskonforme E-Rechnung erstellt werden.



Fehlermeldung im Portal durch falsche Nettobeträge, da Vorauszahlungen unzulässig als Nettosumme abgezogen wurden.
Die ursprüngliche PDF-Rechnung zieht die Vorauszahlungen als Nettobeträge von der Nettosumme ab. Rechnungshub interpretiert sie rechtskonform als Bruttobeträge und zieht sie von der Bruttosumme ab. Deswegen gleicht die vom Portal gemeldete Differenz der Höhe der Vorauszahlungen (9293,90 €).

Korrekte Darstellung ohne Fehlermeldung: Vorauszahlungen werden als Bruttobeträge von der Bruttosumme abgezogen.
Die Vorauszahlungen werden hier korrekt als Bruttobeträge ausgewiesen. Sie werden vom Bruttobetrag abgezogen und ergeben damit den Zahlbetrag. Diese Rechnung erfüllt alle Voraussetzungen an eine E-Rechnung.


Es gibt Rundungsdifferenzen


Rundungsdifferenzen entstehen, wenn Ihr Rechnungsprogramm anders rechnet als Rechnungshub. Meist handelt es sich nur um wenige Cent. Das passiert zum Beispiel, wenn erst am Ende statt je Position gerundet wird oder intern mit mehr Nachkommastellen gerechnet wird als auf der Rechnung sichtbar sind.


Lösung: Weicht der Betrag nur um einen Cent ab, können Sie den berechneten Wert übernehmen. Ist die Differenz größer, überprüfen Sie Menge und Einzelpreis Ihrer Rechnungspositionen und passen Sie diese bei Bedarf an.


Weiterführender Artikel: Wie wird in E-Rechnungen gerundet?


Versteckte Nachkommastellen in Excel führen zu Rundungsdifferenzen und einer Fehlermeldung wegen abweichender Summen.
Ein Beispiel: Die PDF-Rechnung wurde mit Excel erstellt. In Excel ist für die "Pinki Donuts" der Einzelpreis 0,62589 hinterlegt. Angezeigt werden nur 3 Nachkommastellen (0,626) und genau damit rechnet Rechnungshub. Daraus ergeben sich Rundungsdifferenzen.


Zu- und Abschläge werden unterschiedlich berechnet


Rechnungshub addiert mehrere Zu- und Abschläge. Einige Rechnungsprogramme berechnen diese jedoch kaskadisch, also nacheinander. Dadurch können unterschiedliche Nettobeträge entstehen, obwohl dieselben Prozentsätze verwendet werden.


Lösung: Geben Sie Zu- und Abschläge als Eurobetrag an oder passen Sie den Prozentsatz entsprechend an.



Falsche Nettobeträge und Fehlermeldung durch unterschiedliche Berechnung von kumulierten und additiven Rabatten.
In der PDF-Rechnung wird kaskadisch gerechnet (100 x 0,79 € = 79 € x 0,80 x 0,95 = 60,04 €). Das Rechnungshub Portal rechnet additiv (100 x 0,79 € = 79 € x 0,75 = 59,25 €). Daraus ergeben sich unterschiedliche Nettosummen.


Die Mehrwertsteuer wird unterschiedlich berechnet


Die Mehrwertsteuer einer E-Rechnung wird auf Basis der Gesamtnettosumme einer Steuerklasse berechnet. Manche Rechnungsprogramme berechnen die Steuer dagegen für jede Position einzeln und addieren anschließend die Ergebnisse. Dadurch können kleine Rundungsdifferenzen entstehen.


Lösung: Überprüfen Sie die Berechnung der Mehrwertsteuer. Maßgeblich für die E-Rechnung ist die Berechnung auf Basis der Gesamtnettosumme je Steuerklasse.



Fehlermeldung im Portal durch abweichende Mehrwertsteuer-Berechnung auf der PDF-Rechnung.
In der PDF-Rechnung wird die Mehrwertsteuer für Artikel und Nebenleistungen gesondert berechnet und anschließend addiert (36,20 € + 1,81 € = 38,01 €). Richtig ist es, die Gesamtsumme der Nettobeträge (190,50 € + 9,50 € = 200 €) zu bilden und darauf die 19 % Mehrwertsteuer zu berechnen (200 € * 0,19 = 38,00 €).

Aktualisiert am 10. August 2026.

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